文字起こしの自動削除

Pulseでは、一定の期間が経過した文字起こしを自動的に削除できます。削除の対象は文字起こしだけで、ノートは残ります。個人での設定と、Enterpriseプランのワークスペース全体への適用の2通りがあり、動作が異なります。この記事では設定の手順、削除によって使えなくなる機能、削除後に残るものを説明します。

Enterpriseプラン

#個人で設定する

Enterpriseプラン以外をお使いの場合、自分の文字起こしについて保存期間を設定できます。既定はオフのため、設定するまで自動削除は行われません。

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   設定を開く

   Pulseのデスクトップアプリを開き、［設定］を開きます。

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   環境設定を選ぶ

   左側のメニューから［環境設定］を選びます。

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   自動削除期間の項目を探す

   ［データと共有］にある［文字起こしの自動削除期間］を探します。

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   保存期間を選ぶ

   1日、1週間、1か月、3か月、6か月、1年から選びます。自動削除を使わない場合は［オフ］を選びます。

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   確認画面の内容を読んで確定する

   最初に有効にしたときは、内容を確認する画面が表示されます。設定はすぐには反映されず、1週間の猶予期間が置かれます。この間に考えが変わった場合は、設定を元に戻せます。

猶予期間が過ぎると、選んだ保存期間を過ぎた文字起こしから順に、自動的に削除されていきます。

#Enterpriseプランでワークスペース全体に適用する

Enterpriseプランの管理者は、ワークスペースの全メンバーに適用される保存期間を設定できます。選択できる期間は個人の設定と同じで、1日、1週間、1か月、3か月、6か月、1年、オフです。現在はUNCHAIN株式会社側での設定作業が必要なため、担当の営業窓口またはtharada@the-unchain.comまでご連絡ください。

ワークスペース全体の設定を有効にすると、次のように動作します。

• 保存期間はワークスペース全体に適用され、個々のメンバーが上書きすることはできません
• メンバーが個人の保存期間を設定していた場合、ワークスペースの設定で上書きされます
• 猶予期間はありません。適用した時点で、保存期間を過ぎたすべての文字起こしが直ちに削除されます

現在の設定は、ワークスペース設定の［データセキュリティ］の項目で確認できます。

#有効にする前に知っておくこと

#削除されたあとの画面

文字起こしが削除された会議を開くと、次の状態になります。

• ノートは表示され、編集もできます
• 文字起こしパネルには、文字起こしが削除された旨のメッセージが表示されます
• その会議のノートを再生成したり、AIで更新したりすることはできません
• その会議についてのチャットの回答は、ノートに書かれている範囲に限られます

#削除後に残るもの

画面上から文字起こしが消えた後も、次のものは一定期間残ります。委託先審査や監査の場面で説明が必要になる部分です。

#個人情報保護法との関係

保存期間を決める際は、業務上その記録が必要な期間を出発点にしてください。議事録の確定までの期間、監査や検収で参照する可能性がある期間、取引先との契約で定められた記録の保存期間などが判断材料になります。

#安全管理措置のなかでの位置づけ

保存期間の設定は、個人情報保護法が求める安全管理措置のうち、次の区分に対応します。区分の全体像とUNCHAIN株式会社側の措置はセキュリティ体制をご覧ください。

#よくある質問

#うまくいかないときは

• 設定画面に自動削除の項目がない: Enterpriseプランでは管理者がワークスペース全体に保存期間を設定しており、個々の利用者の画面では変更できない場合があります。管理者にご確認ください。
• 設定したのに文字起こしが残っている: 個人の設定では1週間の猶予期間があります。猶予期間が明けるまで削除は始まりません。
• 削除されるはずのない文字起こしが消えた: 管理者がワークスペース全体に保存期間を適用した可能性があります。ワークスペースの設定を管理者にご確認ください。

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