Pulseスペースとフォルダ
ノートの整理単位であるスペースとフォルダの違い、共有範囲と権限の設計です。
Pulseでは、スペースとフォルダの2階層でノートを整理します。スペースが「誰に見えるか」の大枠を決め、フォルダがその中での分類とチームへの共有単位になります。この記事では、両者の違い、フォルダの作り方、権限の設計、フォルダ単位の自動投稿までを扱います。
フォルダの作成と共有は、デスクトップアプリ（macOS / Windows）のサイドバーから行います。フォルダはワークスペースのメンバーであれば誰でも作成できますが、スペースの作成と削除、およびチームスペースのフォルダのオーナー権限は管理者に限られます。
サイドバーの操作
左サイドバーは ⌘S（Mac）または Ctrl+S（Windows）で開閉できます。会議ノートを開くとサイドバーは自動的に閉じ、本文の表示領域が広がります。ウィンドウの幅を広げると、サイドバーは画面左端に固定され、本文と並んで表示されます。幅が狭いときは本文に重なるオーバーレイとして表示されます。
スペース
サイドバーは2種類のスペースで構成されています。
| スペース | 見える範囲 | 主な用途 |
|---|---|---|
| マイノート | 自分だけ。加えて、自分が明示的に共有を受けた非公開フォルダが並びます | 個人の会議、まだ共有判断をしていないノート |
| ワークスペース名のスペース（チームスペース） | ワークスペースのメンバー全員 | チームで参照する会議ノート |
チームスペースのフォルダは、ワークスペースの管理者が自動的にオーナーになります。管理者は、チームスペースのフォルダをマイノートへ移動して非公開に戻すこともできます。
フォルダを作成するときに、どちらのスペースに置くかを選びます。作成後でも、フォルダの共有設定からスペースを変更できます。スペースを移すと、そのフォルダを見られる人の範囲がまとめて変わるため、機微な内容を含むフォルダを移動する前には、フォルダ内のノートを確認してください。
カスタムスペース（管理者のみ）
ワークスペースの管理者は、マイノートとチームスペースのほかに独自のスペースを作成できます。カスタムスペースは、規模の大きい組織で権限を切り分けるための仕組みです。部署、拠点、プロジェクトなど特定のグループに対してだけノートとフォルダを共有し、ワークスペース全体には見せない、といった設計ができます。
スペースを管理するには、設定 → スペース（Settings → Spaces）を開くか、サイドバーのスペースを管理（Manage spaces）をクリックします。
- スペースを作成する: スペースを作成をクリックし、名前、アイコン、説明を入力してメンバーを追加します。スペースに追加された人は、その中のノートとフォルダを見られるようになります。
- スペースを削除する: スペースのメニューからスペースを削除を選びます。削除は取り消せませんが、中にあったノートとフォルダ自体は削除されず、そのスペースから外れるだけです。
スペースの作成と削除ができるのは管理者だけです。
スペースは、APIからのアクセスを許可（Allow API access）の設定が有効になっていると、ワークスペースのAPIキーからも読み取れます。この設定は新しく作成したスペースでは既定で有効です。スペース内のノートをAPI経由で取得させたくない場合は、スペースの作成時に無効へ切り替えるか、あとから設定 → スペースで無効にしてください。詳細はAPIを参照してください。
フォルダを作成する
サイドバーを開き、スペース名の横にある + ボタンをクリックします。フォルダ名とアイコンを設定し、説明を入力します。説明は、他のメンバーがフォルダの用途を把握するためのものであると同時に、チャットがそのフォルダを横断して回答するときの手がかりにもなります。「主要顧客との定例商談」「採用面接の記録」のように、何が入っているかがわかる説明を書いておくと役立ちます。
サブフォルダ
フォルダの中にサブフォルダを作ると、もう1階層の分類ができます。たとえば「営業」フォルダの下に顧客ごとのサブフォルダを置く、「プロダクト」フォルダの下に取り組みごとのサブフォルダを置く、といった使い方です。
作成方法は2通りあります。
- メニューから作成する: サイドバーでフォルダ名の横の3点メニューをクリックし、フォルダを作成を選びます。
- ドラッグ＆ドロップ: 既存のフォルダを別のフォルダの上にドラッグすると、その中に入ります。入れ子にできるのは自分がオーナーのフォルダだけです。共有を受けてメンバーとして参加しているフォルダは、他のフォルダの中にドラッグできません。
サブフォルダの階層は1段までで、サブフォルダの中にさらにサブフォルダを作ることはできません。フォルダはドラッグしてサイドバー内の並び順を変えることもできます。
サブフォルダは、スペースと共有設定を親フォルダから引き継ぎます。親フォルダがチームスペースにあれば、その下のサブフォルダもすべてチームスペースに属します。サブフォルダだけを非公開にすることはできないため、公開範囲を分けたい場合は親フォルダを分けてください。
ノートをフォルダに追加する
ノートの一覧からフォルダに追加をクリックするか、サイドバーのフォルダへノートをドラッグ＆ドロップします。
複数のノートをまとめて追加する場合は、一覧で対象を選択します。
- ノートにカーソルを合わせると表示されるチェックボックスをクリックして選択します。
- Shiftキーを押しながら別のノートをクリックすると、その範囲をまとめて選択できます。
- すべて選択をクリックすると、現在表示されている一覧のノートをすべて選択できます。選択後にフォルダに追加をクリックします。
1つのノートは複数のフォルダに入れられます。テーマ別、案件別、顧客別など、必要な切り口を並行して持てます。
定期会議を自動で追加する
週次の定例など定期会議のノートをフォルダに追加すると、以降の回のノートも同じフォルダへ自動追加するかどうかの確認が表示されます。有効にしておくと、毎回の手作業がなくなります。
自動追加を有効にする手順
- 定期会議のノートを、フォルダに追加またはドラッグ＆ドロップでフォルダに入れます。
- 「今後の会議も自動で追加しますか」という確認が表示されたら、自動追加をクリックします。
- 以降、その定期会議のノートは自動的にそのフォルダへ追加されます。
自動追加を止める、または追加先を変える
- 止める: その定期会議のいずれかのノートでフォルダの選択画面を開き、対象のフォルダのチェックを外します。これでその定期会議に対する自動追加の設定も解除されます。
- 別のフォルダに変える: 上記の手順で現在のフォルダから外したうえで、新しいフォルダに追加し、確認が表示されたら自動追加を選びます。
共有と権限
フォルダへのアクセスは、次の3つの設定で決まります。
- スペース — フォルダがどのスペースに属するかで、既定の公開範囲が決まります。共有設定からいつでも変更できます。
- メンバー — メールアドレスを指定して、特定の相手をフォルダに直接追加します。
- リンクの公開範囲 — フォルダのリンクを共有したときに、誰がそのリンクからアクセスできるかを決めます。
個々のノートに設定する共有範囲は、フォルダの設定とは別に管理されます。ノート単位の共有範囲と既定値については共有の制御を参照してください。
メンバーを追加する
- フォルダの共有設定を開きます。
- 相手のメールアドレスを入力します。
- 追加をクリックします。
- 相手には、フォルダに追加されたことを知らせるメールが届きます。
相手がすでにPulseを利用している場合、そのフォルダは相手のサイドバーにそのまま表示されます。まだ利用していない場合は、Webブラウザでフォルダを閲覧でき、アプリで開くためのアカウント作成が案内されます。
リンクの公開範囲
| 設定 | アクセスできる人 | 使いどころ |
|---|---|---|
| 招待した人のみ | フォルダのメンバーだけがリンクからアクセスできます | 機微な内容を含むフォルダ。既定としてはこれを推奨します |
| ワークスペースのメンバー全員 | 自社ドメインのアカウントを持つPulseの利用者がアクセスできます。ワークスペース外の人はログイン後に「フォルダが見つかりません」と表示されます | 社内で広く参照させたいフォルダ |
| リンクを知っている人 | Pulseのアカウントがない人を含め、リンクを持つ誰でもWebブラウザで閲覧できます | 最も広い設定。社外への共有時のみ、内容を確認したうえで使います |
オーナーとメンバーの権限
フォルダを作成した人がそのフォルダのオーナーになります。後から追加された人はメンバーで、できることが異なります。
| 操作 | オーナー | メンバー |
|---|---|---|
| 自分のノートを追加する | できる | できる |
| 他の人のノートを取り除く | できる | できない |
| 自分のノートを取り除く | できる | できる |
| 共有設定を変更する | できる | できない |
| メンバーを追加・削除する | できる | できる |
| フォルダを削除する | できる | できない |
| 他のフォルダの中に入れ子にする | できる | できない |
| フォルダから抜ける | — | 3点メニューから抜けて、自分のサイドバーから外せる |
メンバーもメンバーの追加・削除ができる点に注意してください。オーナーが意図しない相手がフォルダに追加されることがあるため、社外の人を含むフォルダでは、共有設定のメンバー一覧を定期的に確認する運用をおすすめします。
フォルダに追加した相手がデスクトップアプリでフォルダを開くと、会議の文字起こし全文も参照できます。Webブラウザのリンクから開いた場合の見え方はノートを共有するにまとめています。文字起こしまで共有する必要があるかどうかで、フォルダに追加するかリンクを渡すかを使い分けてください。
権限の棚卸し
日本企業でよく問題になるのは、人の異動に権限が追随しないケースです。異動した人が前部署のスペースやフォルダのメンバーのまま残ると、異動後も過去の商談や人事関連のノートを閲覧できてしまいます。人単位ではなく部署単位で管理したい場合はユーザーグループを使います。
次のタイミングで、スペースとフォルダの設定を見直してください。
- 部署異動の前後: カスタムスペースとフォルダのメンバー一覧に、異動した人が残っていないか
- 退職: 退職者がオーナーになっているマイノートのフォルダに、業務上必要なノートが残っていないか
- 案件の終了: 「リンクを知っている人」に設定したフォルダのリンクの公開範囲を、「招待した人のみ」へ戻したか
チームスペースのフォルダは管理者がオーナー権限を持つため、担当者が退職しても運用を続けられますが、マイノートにある個人のフォルダは対象外です。退職前に、必要なノートをチームスペースのフォルダへ移してもらってください。退職後にノートを取り出す必要が生じた場合の扱いはノートを一括エクスポートするにまとめています。
フォルダやスペースに対してチャットする
チャットは、個別のノートだけでなく、フォルダやスペース全体を対象にできます。マイノートやチームスペースそのものを対象にすることも可能です。
対象のフォルダまたはスペースを開いてから質問を入力すると、その範囲に含まれるノートを横断して回答が生成されます。特定の論点について過去の会議での発言を集める、複数回の商談から検討事項を抜き出す、共通して出てくる話題を整理する、といった使い方ができます。
モデルは自動選択のままでも使えますし、ドロップダウンから指定することもできます。多数のノートを横断する質問では、長い文脈を扱えるモデルを選ぶと結果が安定することがあります。選び方はモデルの選択を参照してください。
フォルダへの自動投稿（連携）
フォルダに追加されたノートを、他のツールへ自動的に送るルールを設定できます。対応しているのは Slack、HubSpot、Attio、Zapier です。
設定するには、フォルダを開き、フォルダ見出しにある連携（Integrations）ボタンをクリックし、表示された一覧からこのフォルダで使う連携先を選びます。
設定後は、そのフォルダに追加された新しいノートが、接続済みの連携先へ自動的に送られます。あらかじめ連携そのものを設定しておく必要があるため、Slack、HubSpot、Attio、Zapier の各記事に沿って接続を済ませてから設定してください。連携先ごとに送られるデータの範囲は連携機能の一覧にまとめています。
自動投稿は、フォルダにノートを追加した時点で送信が実行されます。社外の担当者が参加しているチャンネルや、部署をまたいで参照される場所へ投稿する設定になっていないか、有効にする前に確認してください。
うまくいかないときは
- フォルダを他のフォルダにドラッグできない: 自分がオーナーのフォルダだけが入れ子にできます。共有を受けているフォルダは移動できません。また、サブフォルダの中にさらにフォルダを入れることはできません。
- 共有した相手にフォルダが表示されない: 相手がPulseを利用していない場合、サイドバーには表示されず、Webブラウザでの閲覧になります。リンクの公開範囲が「招待した人のみ」のまま相手をメンバーに追加していない場合もアクセスできません。
- 共有相手に文字起こしが見えない: Webブラウザから閲覧している場合、文字起こしは表示されません。デスクトップアプリでフォルダを開いてもらってください。
- リンクを開くと「フォルダが見つかりません」と表示される: 公開範囲が「ワークスペースのメンバー全員」になっており、相手が自社ドメインのアカウントでない可能性があります。
- 定期会議のノートが自動で追加されない: 自動追加の確認で自動追加を選んでいない場合や、その後フォルダから外して設定が解除された場合があります。もう一度ノートをフォルダに追加して設定し直してください。