AI議事録をどこまで使ってよいか（チーム向けガイド）

会議の録音と文字起こしについて、「参加者全員から同意をもらう必要があるのか」という質問をよくいただきます。日本の法律を前提に考えると、答えは場面によって変わります。この記事では、法令上の義務にあたることと、義務ではないものの強く勧められる運用とを切り分けたうえで、そのまま使える告知の文例、社内規程の条文案、利用を避けたほうがよい会議の判断材料をまとめます。

#出発点: 日本には録音を一般に禁じる法律がない

海外のヘルプ記事には「録音の前に参加者全員の同意を得なければなりません」と断定するものが数多くあります。これは米国の一部の州が採用している全当事者同意（all-party consent）の法制を前提とした説明で、日本の法律の説明としては当てはまりません。日本には、会話の当事者が自分の参加している会話を録音する行為を一般的に禁じる法律も、録音に先立って参加者全員の同意を一般的に要求する法律もありません。

よく引き合いに出される「通信傍受法」は、捜査機関の強制処分を定めた法律です。

通信の秘密を定める電気通信事業法についても、保護の対象は「電気通信事業者の取扱中に係る通信」です。

#適法であることと、問題が起きないことは別

録音が刑事法上の禁止に触れないとしても、録音の態様や目的によっては民事上の責任が生じる余地が残ります。裁判例の傾向としては、会話の一方当事者が相手方に無断で録音した音声は、民事訴訟において原則として証拠能力が認められています。ただしこれは「証拠として使える」という判断であって、録音がおよそ適法だと保証するものではありません。録音した音声を目的外に拡散するなど、態様によってはプライバシーの侵害として不法行為が成立しうる領域です。

場面ごとのリスクの高さは次のように整理できます。

Pulseを、ご自身が参加していない会話の録音に使わないでください。

#法令上の義務にあたること

「同意」が必要になるのは、録音そのものではなく、取得した個人情報の取扱いに関する特定の場面です。次の表の「法的義務」の行が、守らなければ制裁や民事責任につながりうる部分です。

#利用目的の特定と通知・公表

会議の音声、文字起こしテキスト、AIで整形されたノート、話者名は、参加者の氏名やカレンダーの招待情報と容易に照合できるため、通常は個人情報にあたります。録音を行う会社は、この個人情報を何のために取得し、どう使うのかを決めて、本人が知りうる状態に置く必要があります。

利用目的は「できる限り特定」することが求められます（第17条第1項）。「事業活動に用いるため」といった書き方では特定として足りないとされているため、「会議の議事録の作成」「参加できなかった従業員への内容共有」のように、本人が取扱いを予測できる粒度で書いてください。

#参加者に知らせずに録音しない

#要配慮個人情報が話される場合

ここで同意を求める相手は、発言する本人です。ワークスペースの管理者や会議の主催者が代わりに同意することはできません。なお、「Aさんは体調が優れないようだ」といった推知にとどまる記述は要配慮個人情報に含まれないとされていますが、「Aさんは〇〇という病気で療養中です」のように具体的な病名が記録に残れば、その部分は病歴として扱われます。

要配慮個人情報を含む個人データについては、漏えい等が起きた場合に1件でも個人情報保護委員会への報告対象になります。この点が、会議の記録を扱うサービスで運用設計上の分岐点になります。

#第三者に渡すとき

法人向けプランでは、UNCHAIN株式会社はお客様（契約企業）から個人データの取扱いの委託を受ける立場でPulseを提供しており、この関係は第三者提供にあたりません。一方、ノートを外部のサービス（チャットツールやCRMなど）に連携で送信する場合、送信先はUNCHAIN株式会社の委託先ではなく別の事業者であるため、第三者提供にあたることがあります。連携を有効にする前に、貴社の個人情報の取扱いに関する規程と利用目的の範囲内かをご確認ください。

#従業員が参加する会議を継続的に記録する場合

個人情報保護委員会のガイドラインQ&Aは、個人データを取り扱う従業者を対象とするモニタリングを実施する際の留意点として、次の4点を挙げています。

1. モニタリングの目的をあらかじめ特定したうえで、社内規程等に定め、従業者に明示すること
2. モニタリングの実施に関する責任者とその権限を定めること
3. 実施に関するルールをあらかじめ策定し、その内容を運用者に徹底すること
4. ルールに従って適正に行われているかを確認すること

あわせて、労働組合等への通知・協議や従業者への周知が望ましいとされています。会議の録音・文字起こしの運用ルールを全社に適用する場合は、就業規則への記載が必要になることがあります。

なお、職場での無断録音を就業規則で禁止すること自体は可能と考えられていますが、ハラスメントの被害者が証拠を残すために行う録音まで一律に禁止して懲戒の対象とすることについては、有効性に疑義があるとする見解が有力です。一律禁止の規定を置く場合は、例外の扱いを法務部門にご確認ください。

#そのまま使える告知の文例

以下の文例は、必要に応じて社名・保存場所・閲覧範囲を書き換えてお使いください。

#会議冒頭の口頭アナウンス（社内会議・標準）

本日の会議は、議事録作成のためにPulseを使って録音し、自動で文字起こしと要約を行います。作成した記録は〔保存場所〕に保存し、〔参加者／プロジェクトメンバー〕が閲覧できます。差し支えのある方は、いまお知らせください。

#会議冒頭の口頭アナウンス（社外の方が参加する会議）

はじめに一点お知らせいたします。本日の打ち合わせは、議事録を正確に残すために録音させていただき、自動で文字起こしと要約を作成いたします。記録は弊社内での議事確認の目的のみに利用し、ご要望があれば議事録を共有いたします。録音をご希望されない場合は、遠慮なくお申し付けください。停止いたします。

#会議冒頭の口頭アナウンス（定例会議向けの短縮版）

この会議はPulseで録音・文字起こしをしています。ご不都合があればお知らせください。

#会議チャットへの投稿用（1行）

この会議は議事録作成のため録音・文字起こしを行っています。ご不都合がありましたらお知らせください。

この一文は、透明性機能を有効にすると自動で会議チャットに投稿できます。カメラ映像に重ねるウォーターマークとあわせて使うと、途中から参加した方にも伝わります。

#会議招待メールに添える一文

【ご案内】本ミーティングは、議事録作成のためAIによる録音・文字起こしを行う予定です。記録は議事内容の確認のみに使用し、ご希望があれば共有いたします。録音を望まれない場合は、当日その旨をお知らせいただくか、事前にご返信ください。

定例会議の招待であれば、この一文を本文のテンプレートに入れておくと、毎回の口頭告知の負担が減ります。社外の方が参加する会議では、当日その場で伝えるより、招待の段階で伝えておくほうが相手が判断しやすくなります。

#初回商談で使う説明文

本日はお時間をいただきありがとうございます。一点お断りをさせてください。弊社では、お打ち合わせの内容を正確に社内へ引き継ぐため、AIによる録音と自動要約のツールを使用しております。記録の利用は弊社内の議事確認と、ご提案内容の準備に限っており、外部に提供することはありません。保存期間は〔　〕か月で、期間の経過後は自動的に削除されます。録音をご希望されない場合はこのまま停止いたしますので、お気軽にお申し付けください。

#社内規程の条文案

社内規程として整備する場合の雛形です。各社の就業規則および労使手続に照らして調整してください。

第1条（目的） 本規程は、当社における会議の録音および自動文字起こしツール（以下「本ツール」といいます。）の利用に関する取扱いを定め、業務の効率化と、会議参加者のプライバシーおよび個人情報の適正な保護との両立を図ることを目的とします。

第2条（利用目的） 本ツールは、次の目的のために利用します。これら以外の目的で利用してはなりません。 (1) 会議の議事録の作成および共有 (2) 会議に参加できなかった従業員への内容共有 (3) 業務上の意思決定の経緯の記録

第3条（事前の告知） 1. 本ツールを利用する従業員（以下「利用者」といいます。）は、録音を開始する前に、会議の参加者全員に対し、録音および文字起こしを行う旨、その目的、記録の保存場所および閲覧範囲を告知しなければなりません。 2. 社外の方が参加する会議においては、可能な限り会議の招集時にも録音を行う旨を通知するものとします。 3. 参加者から録音について異議が述べられた場合、利用者は録音を停止し、または当該部分を記録から削除するものとします。

第4条（禁止事項） 利用者は、次の行為を行ってはなりません。 (1) 自らが参加していない会話を録音すること (2) 告知を行わずに録音を開始し、または告知に反して録音を継続すること (3) 本ツールの録音表示機能その他の透明性に関する機能を無効化すること (4) 第2条に定める目的以外で記録を利用し、または閲覧範囲外の者に提供すること (5) 人事評価、勤怠管理その他の従業員個人の監視を目的として本ツールを利用すること

第5条（要配慮個人情報等の取扱い） 健康状態、病歴、信条その他の要配慮個人情報が話題となることが想定される会議（産業医面談、人事面談等）においては、原則として本ツールを利用しないものとします。やむを得ず利用する場合は、あらかじめ本人の同意を得なければなりません。

第6条（保存期間および削除） 記録は、作成日から〔　〕か月間保存し、期間経過後は速やかに削除します。参加者から削除の申出があった場合、管理責任者は、業務上の必要性を確認のうえ、削除の可否を判断します。

第7条（管理責任者） 本ツールの利用に関する管理責任者は〔部署名・役職〕とし、アカウントの発行および停止、閲覧権限の設定、ならびに本規程の遵守状況の確認を行います。

第8条（モニタリングとしての取扱い） 当社は、本ツールを従業員個人の監視の手段としては利用しません。本ツールの利用状況について確認を行う場合は、あらかじめその目的および方法を従業員に明示したうえで、管理責任者の責任において実施します。

#使ってよい会議と、避けたほうがよい会議

法令上の一律の線引きはありませんが、記録が残ることで不利益が生じやすい会議には共通の特徴があります。導入時に社内で線を引くための材料として、次の表をお使いください。

会議の途中で話題が機微なものに移ったときは、文字起こしを一時停止し、話題が戻ってから再開してください。すでに記録されてしまった部分は、文字起こしパネルからブロック単位で削除できます。操作は文字起こしの仕組みで説明しています。

#参加者から断られたとき

「録音はご遠慮ください」と言われた場合は、その場で停止してください。告知に対して異議が出たときに止められる運用にしておくことが、告知を形式的なものにしないための条件です。

停止したあとの選択肢としては、次のような進め方があります。

1. その会議は文字起こしを使わず、手入力のノートで記録する
2. 機微な議題の区間だけ停止し、それ以外を記録する
3. 会議後に、自分の理解の範囲で要点をノートに書き起こし、相手方に内容を確認してもらう

すでに記録した部分の削除を求められた場合は、該当する文字起こしのブロック、またはノート全体を削除できます。削除の操作はノートの削除をご覧ください。

#社内ルールを作る手順

導入の段階でルールを決めておくと、個々の利用者が毎回判断せずに済みます。次の順序で進めるのが実務的です。

1. 1

   利用目的を書き出す

   議事録の作成、欠席者への共有、意思決定の経緯の記録など、実際に使う目的を列挙します。この内容が、個人情報保護法上の利用目的の特定と、プライバシーポリシーの記載に対応します。

2. 2

   使わない会議を決める

   「使ってよい会議と、避けたほうがよい会議」の表を出発点に、自社の事情に合わせて追加・削除します。決めた内容を社内規程の条文にします。

3. 3

   告知の方法を決める

   口頭のアナウンス、会議チャットへの自動投稿、招待メールの定型文のうち、どれを必須にするかを決めます。

4. 4

   保存期間を決める

   文字起こしを自動削除するまでの期間を決め、文字起こしの自動削除で設定します。既定では自動削除は行われないため、期間を決めたら必ず設定を有効にしてください。

5. 5

   共有範囲の既定値を決める

   新規のノートは非公開から始まります。組織外への共有リンクを許すかどうかを、管理者が共有の制御で設定します。

6. 6

   従業員に周知する

   就業規則の変更を伴う場合は、労働基準法第90条の意見聴取の手続を行います。

7. 7

   運用状況を確認する

   モニタリングに関するガイドラインQ&Aの4点目にあたる部分です。定期的に、ルールどおりに使われているかを管理責任者が確認します。

管理者側の設定については透明性機能の組織全体への適用もあわせてご覧ください。

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