チャットからの外部操作（ワークフロー）

会議のあとに発生する作業の一部を、チャットから直接進められます。フォローアップメールの下書きと送信、Slack へのメッセージ投稿、Google カレンダーへの予定登録の3種類です。いずれも下書きが画面に表示され、内容を確認して実行を指示するまでは、外部のサービスに何も送られません。

#できること

#接続の設定

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   連携の画面を開く

   設定 > 連携 を開きます。接続の追加も解除も、この画面から操作します。

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   使うサービスを接続する

   Gmail、Slack、Google カレンダーのうち、使うものを接続します。メールと予定の操作には Gmail と Google カレンダー、メッセージの投稿には Slack が必要です。

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   接続するアカウントを確認する

   接続は利用者個人のアカウントに紐づきます。メールは接続した本人のアカウントから送信され、Slack のメッセージも本人の名義で投稿され、予定も本人のカレンダーに作成されます。組織で共有するアカウントを接続すると、誰が実行したのかが分からなくなるため、個人のアカウントで接続してください。業務用と私用のアカウントを分けている場合は、どちらを接続するかをここで確認します。

#操作の流れ

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   チャットで依頼する

   チャットを開き、何をしてほしいかを書きます。宛先、投稿先のチャンネル、出席者、希望する時間帯などを具体的に指定してください。どの画面からチャットを開くと何が参照されるかはノートに質問する（チャット）にまとめています。

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   下書きを確認する

   編集できる下書きがチャット内に表示されます。内容と送信先を確認し、必要な箇所を直します。予定の場合は、提示された候補時刻を選ぶか、日付・時刻・所要時間を直接変更できます。他の予定と重なる時刻は、その旨が表示されます。

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   実行を指示する

   問題がなければ「送信」または「予定を作成」を選びます。下書きを破棄した場合、外部のサービス側には何も残りません。メールの下書きで「下書きとして保存」が表示されている場合、それを選ぶと送信せずに Gmail の下書きに保存されます。

#メールの下書きと送信

どのようなメールを、誰に、どの点を含めて書いてほしいかをチャットに伝えます。現在の対象範囲に含まれる会議の内容と、接続した Gmail アカウント側の関連する文脈をもとに下書きが作られます。

送信前に、宛先、CC、BCC、件名、本文を編集できます。Gmail に署名を設定している場合は、署名を付けるかどうかを選べます。内容を補う必要がある箇所には、目立つ形で仮の文字列が入ることがあります。この仮の文字列は、送信前にすべて実際の内容へ置き換えてください。メールが送られるのは、「送信」を選んだ後だけです。

Gmail の下書き保存とラベルの操作が表示される場合は、下書きとして保存したうえで、既存のラベルまたは新しいラベルを付けられます。この操作を初めて使うときに、Gmail の追加の権限を求められることがあります。下書きとして保存しただけでは送信されません。

依頼の書き方の例です。

この会議の出席者全員に、お礼と決定事項の確認を兼ねたメールの下書きを
作ってください。敬体で、前置きは3行以内。当方の宿題と先方への依頼を
分けて書き、依頼には期限を入れてください。

本日の打ち合わせの内容を、部長宛の社内報告メールにしてください。
常体で、結論を先に書き、経緯は箇条書きで5項目以内にまとめてください。

この3件の商談から、週次の顧客状況共有メールを作ってください。
顧客ごとに見出しを分け、懸案事項を明示してください。

同じ形の依頼を繰り返す場合は、文面の条件をレシピとして保存しておくと、毎回書き直さずに済みます。指示文の組み立て方は効果的なレシピの書き方をご覧ください。

#Slack へのメッセージ

会議の内容を、社内向けの共有、進捗報告、次の行動の一覧などの形にして、Slack のチャンネル、グループDM、個人DMへ投稿できます。投稿先はチャットへの依頼文の中で指定します。

投稿する前に、投稿先とメッセージの両方が表示されます。どちらも編集できます。投稿は、接続した Slack アカウントの名義で、確認した後にのみ行われます。Slack Connect で社外の相手が含まれる投稿先を指定した場合は、送信前に警告が表示されます。

• 投稿できるのは、チャンネル、グループDM、個人DMです。
• 接続した Slack ワークスペース内で、自分がアクセスできる投稿先に限られます。
• チャンネル名が似ていて複数該当する可能性がある場合は、# を含めた正確な名前を書いてください。
• グループDMや個人DMの場合は、相手の名前を挙げてください。
• 入力候補が表示される場合は、@ または # の後に2文字以上入力してから選びます。選んだ相手には通知が届き、選んだチャンネルはリンクとして表示されます。

依頼の書き方の例です。

この会議の要点を #案件-北陸 に投稿してください。3行以内の要約と、
担当者つきの持ち帰り事項を箇条書きで。

社内向けの報告を #営業共有 に投稿してください。見出しは「先方からの
要望」「懸念」「次のアクション」の3つ。社名は正式名称で書いてください。

田中さんに個人DMで、今日決まったことと、田中さんの担当分だけを
送ってください。

#空いている時間を探して予定を作成する

チャットから Google カレンダーを参照し、既存の予定の有無を確認したうえで、新しい予定の下書きを作れます。出席者、おおよその時期、所要時間を伝えてください。

作成前に、編集できる予定の下書きが表示されます。件名、出席者、日付と時刻、説明、場所、ビデオ会議の情報を確認できます。提示された候補から選ぶ、別の時刻を入力する、カレンダーの表示上で予定を移動して長さを変える、のいずれの方法でも調整できます。他の予定と重なる時刻には印が付くため、重なりの内容を確認してから進められます。「予定を作成」を選ぶと、接続した Google カレンダーに予定が追加され、出席者には Google カレンダーから通知が送られます。

全員の予定が揃わない場合は、比較的都合のよい候補と、誰の予定が重なっているかが示されます。時刻を選んで下書きを確認するまで、予定は作成されません。

依頼の書き方の例です。

この会議の持ち帰り事項の担当者と私で、来週30分の打ち合わせを
入れてください。時間帯は午後がよいです。

佐藤さんと鈴木さんと、来週火曜の午後に1時間の作業会を設定して
ください。件名は「〇〇案件 仕様確認」にしてください。

この案件のレビュー会がすでに設定されているか確認してください。
なければ今週中で候補を探して、下書きを作ってください。

#参照される情報の範囲

操作を実行するために参照されるのは、次の情報です。

• 選択している対象範囲に含まれる会議のノートと文字起こし
• メールの下書き作成時に関連する Gmail の文脈
• 投稿先を特定するために必要な Slack の情報
• 空き時間の確認と予定の重複回避のために必要なカレンダーの情報

いずれも、接続した本人の権限の範囲内です。チャット履歴が本人だけに見えることはノートに質問する（チャット）で説明しているとおりで、外部操作の下書きも、実際に送信するまでは本人以外に見えません。データの取扱い全般はセキュリティ・プライバシーに関するFAQをご覧ください。

#個人情報を外部サービスへ送る操作であることについて

この機能で送られるメールやメッセージには、会議の出席者名、発言の内容、取引先の担当者名など、個人情報が含まれることが通常です。送信先のサービス（Gmail、Slack、Google カレンダー）は、UNCHAIN株式会社が個人データの取扱いの委託を受ける委託先ではなく、利用者ご自身または所属組織が契約している別の事業者です。つまり、この操作によるデータの流れは、Pulseの中での取扱いとは別に、利用者側で整理しておく必要があります。

個人情報を含むノートを外部へ送る操作を行う前に、貴社の個人情報の取扱いに関する規程と、あらかじめ特定した利用目的の範囲内かどうかをご確認ください。社外の相手を含む宛先に送る場合は、特に慎重にご確認ください。

社外向けのメールを送る場合の注意点はフォローアップメールの作成、共有範囲の考え方は共有の制御で説明しています。

#送信前のチェックリスト

下書きは、確認して直すことを前提に作られています。

内容が正しくない場合は、下書きを直接編集するか、チャットで修正点を伝えてください。

#うまくいかないときは

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