話者ラベルを組織全体で設定する（管理者向け）

話者ラベルを、従業員が個別に設定しなくても使える状態にするための、IT部門向けの手順です。ブラウザ拡張機能の一括配布、macOS のアクセシビリティ権限の事前付与、配布に合わせた社内周知までを扱います。ご自身のアカウントだけで設定したい場合は、話者ラベルから会議ツール別の手順をご覧ください。

Enterpriseプラン

#展開の全体像

配布が必要なものは、会議ツールと OS の組み合わせによって異なります。

配布が終わったあとは、各従業員にデスクトップアプリの 設定 > 環境設定 > 話者ラベル を開いてもらい、利用している会議ツールの行が 有効 になっていることを確認してもらいます。確認の依頼文は「展開後に従業員へ依頼すること」に用意しています。

#展開前に決めておくこと

日本企業の情報システム部門で全社展開を行う場合、配布作業そのものより、周知と問い合わせ対応の設計に時間がかかることが多くあります。着手前に、少なくとも次の4点を決めておくことをおすすめします。

1. 対象範囲: 全社に一律配布するか、特定の部門・拠点に限定するか。限定する場合は、組織部門と Google グループのどちらで区切るかを決めます。
2. 周知のタイミングと経路: 配布の何営業日前に、どの経路（全社メール、社内ポータル、チャットの全体チャンネル）で知らせるか。
3. 問い合わせ窓口: 情報システム部門のヘルプデスクで一次受けをするか、Pulseのサポート窓口を案内するか。社内の窓口を設ける場合は、「想定される問い合わせと回答」を先に共有しておきます。
4. 会議記録の社内ルールとの整合: 話者ラベルを有効にすると、誰の発言かが記録として残ります。会議の記録に関する社内規程がある場合は、規程の記述と矛盾しないかを確認してください。

話者ラベルとして記録される名前は、会議ツールに表示されている参加者の表示名です。氏名が表示名として使われている場合、それが発言内容と結び付いた個人情報に該当しうる点と、その場合に個人情報の保護に関する法律上どのような対応が必要かは、話者ラベルの「話者ラベルと個人情報の扱い」に整理しています。社内向けの利用目的の周知、社外の方が参加する会議での冒頭の告知、社内規程の条文案はAI議事録をどこまで使ってよいか（チーム向けガイド）にまとめているので、周知文を作る前に目を通しておいてください。

#Google Meet: ブラウザ拡張機能の配布

Google Meet の話者ラベルは、Pulseのブラウザ拡張機能を通じて動作します。各従業員が Google Meet で使っているブラウザプロファイルに、拡張機能がインストールされている必要があります。

Google 管理コンソールから組織全体に自動配布できるほか、組織部門（OU）や Google グループを使って対象を絞ることもできます。

#拡張機能を追加する

1. 1

   Google 管理コンソールにログインする

   Google 管理コンソールに、管理者アカウントでログインします。

2. 2

   アプリと拡張機能の設定を開く

   デバイス > Chrome > アプリと拡張機能 > ユーザーとブラウザ を開きます。

3. 3

   Chrome ウェブストアから追加する

   画面右下の ＋（プラス）ボタンを選び、Chrome ウェブストアから追加 を選びます。

4. 4

   拡張機能IDで検索する

   右上の ID で検索 を選び、Pulseの拡張機能IDを貼り付けます。

5. 5

   拡張機能を追加する

   選択 を選んで、拡張機能を追加します。

6. 6

   インストールポリシーを設定する

   強制インストール、または 強制インストール＋ブラウザのツールバーに固定 に設定します。ツールバーに固定しておくと、拡張機能が入っていることを従業員が確認しやすくなります。

図画面キャプチャ: Google 管理コンソールの「アプリと拡張機能」画面

「Chrome ウェブストアから追加」のボタンと、ID で検索する入力欄が写っています。

#配布対象を絞り込む

初期状態では、設定は組織全体に適用されます。特定の部門・拠点・チームだけに配布したい場合は、次のいずれかの方法を使います。

配布後の各従業員の設定手順は、Google Meet で話者ラベルを使うに記載しています。

#Zoom: アクセシビリティの権限の事前付与

Zoom の話者ラベルは、Zoom Workplace のデスクトップアプリと、macOS のアクセシビリティの権限を使います。ブラウザ拡張機能は使いません。対応状況は OS によって分かれます。

権限の中身（Pulseが Zoom の画面に表示されている参加者名と発話中の表示を読み取るために使うものであり、画面の録画、音声の録音、カメラやマイクへのアクセスには使われないこと）は、Zoom で話者ラベルを使うの「アクセシビリティの権限について」に説明があります。社内説明でこの点を聞かれることが多いため、周知文にも一文入れておくと問い合わせを減らせます。

#MDM で事前に付与する

アクセシビリティの権限は、PPPC（Privacy Preferences Policy Control）構成プロファイルとして配布することで、管理対象の端末に事前付与できます。プロファイルでは、Pulseのアプリを署名情報（チームIDとバンドルID）で指定し、アクセシビリティのサービスに対して許可を与えます。

以下は、そのまま利用するか、自社の環境に合わせて調整するための .mobileconfig の例です。

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!DOCTYPE plist PUBLIC "-//Apple//DTD PLIST 1.0//EN" "http://www.apple.com/DTDs/PropertyList-1.0.dtd">
<plist version="1.0">
<dict>
    <key>PayloadContent</key>
    <array>
        <dict>
            <key>PayloadDescription</key>
            <string>話者ラベルのために、Zoom から話者情報を読み取る macOS のアクセシビリティ権限を付与します。</string>
            <key>PayloadDisplayName</key>
            <string>Privacy Preferences Policy Control</string>
            <key>PayloadIdentifier</key>
            <string>〔逆ドメイン形式の識別子〕.allow-accessibility.pppc</string>
            <key>PayloadOrganization</key>
            <string>UNCHAIN株式会社</string>
            <key>PayloadType</key>
            <string>com.apple.TCC.configuration-profile-policy</string>
            <key>PayloadUUID</key>
            <string>〔生成したUUID〕</string>
            <key>PayloadVersion</key>
            <integer>1</integer>
            <key>Services</key>
            <dict>
                <key>Accessibility</key>
                <array>
                    <dict>
                        <key>Allowed</key>
                        <integer>1</integer>
                        <key>CodeRequirement</key>
                        <string>identifier "〔バンドルID〕" and anchor apple generic and certificate 1[field.1.2.840.113635.100.6.2.6] /* exists */ and certificate leaf[field.1.2.840.113635.100.6.1.13] /* exists */ and certificate leaf[subject.OU] = 〔チームID〕</string>
                        <key>Comment</key>
                        <string></string>
                        <key>Identifier</key>
                        <string>〔バンドルID〕</string>
                        <key>IdentifierType</key>
                        <string>bundleID</string>
                        <key>StaticCode</key>
                        <integer>0</integer>
                    </dict>
                </array>
            </dict>
        </dict>
    </array>
    <key>PayloadDescription</key>
    <string>話者ラベルのために、Zoom から話者情報を読み取る macOS のアクセシビリティ権限を付与します。</string>
    <key>PayloadDisplayName</key>
    <string>アクセシビリティ権限の許可（話者ラベル）</string>
    <key>PayloadIdentifier</key>
    <string>〔逆ドメイン形式の識別子〕.allow-accessibility</string>
    <key>PayloadOrganization</key>
    <string>UNCHAIN株式会社</string>
    <key>PayloadScope</key>
    <string>System</string>
    <key>PayloadType</key>
    <string>Configuration</string>
    <key>PayloadUUID</key>
    <string>〔生成したUUID〕</string>
    <key>PayloadVersion</key>
    <integer>1</integer>
</dict>
</plist>

配布後の各従業員の設定手順は、Zoom で話者ラベルを使うに記載しています。

#展開後に従業員へ依頼すること

拡張機能またはアクセシビリティの権限を配布したら、従業員に次の確認を依頼してください。

1. デスクトップアプリを開く（最新版に更新されていることを確認する）。
2. 設定 > 環境設定 > 話者ラベル を開く。
3. 利用している会議ツールの行が 有効 になっていることを確認する。 - Google Meet: 拡張機能がブラウザプロファイルにインストールされていれば、自動的に接続されます。 - Zoom: MDM でアクセシビリティの権限を事前付与していても、初回に Zoom の行の 設定する を選ぶ操作が必要になる場合があります。

行が接続されないままの場合は、Google Meet で話者ラベルを使うとZoom で話者ラベルを使うのトラブルシューティングを案内してください。

#社内周知文の例

配布の数営業日前に送る全社向けの案内と、配布当日にチャットへ投稿する短文の例です。〔月日〕には配布日、〔ヘルプデスクの連絡先〕には社内の問い合わせ窓口、〔会議録音・文字起こしツール利用規程〕には該当する社内規程の名称、〔社内ポータルのURL〕には案内ページのURLを入れてください。

#全社メール（配布の3営業日前を想定）

件名: 【お知らせ】〔月日〕より会議ノートの話者名表示を有効にします（情報システム部）

社員のみなさま

お疲れさまです。情報システム部です。

〔月日〕より、会議ノートツール〔Pulse〕で、文字起こしに発言者の名前を表示する「話者ラベル」を全社で利用できるようにします。あわせて、必要なブラウザ拡張機能と端末の権限を、こちらから自動で配布します。

■ 何が変わるか 会議の文字起こしで、これまで「自分」「相手」とだけ表示されていた箇所に、会議ツール上の表示名が表示されるようになります。議事録を後から読むときに、どなたの発言かを確認しやすくなります。

■ みなさまに行っていただくこと 〔月日〕以降に、アプリの「設定 > 環境設定 > 話者ラベル」を開き、ご利用の会議ツールの行が「有効」になっていることをご確認ください。表示が変わらない場合は、アプリを最新版に更新してから再度ご確認ください。

■ 配布するもの ・Google Meet をご利用の方: ブラウザ拡張機能（Chrome へ自動でインストールされます） ・Zoom を Mac でご利用の方: アクセシビリティの権限（端末管理から自動で設定されます） ※ この権限は、Zoom の画面に表示されている参加者名を読み取るためのものです。画面の録画、音声の録音、カメラやマイクの利用には使用しません。

■ 記録の取扱いについて 会議の録音・文字起こしの利用範囲は、〔会議録音・文字起こしツール利用規程〕に従ってください。社外の方が参加する会議では、これまでどおり、会議の冒頭で記録を行う旨をお伝えください。

ご不明な点は〔ヘルプデスクの連絡先〕までお問い合わせください。

情報システム部

#チャットへの投稿（配布当日）

本日より会議ノートの「話者ラベル」を有効にしました。文字起こしに発言者の名前が表示されます。「設定 > 環境設定 > 話者ラベル」で、ご利用の会議ツールが「有効」になっているかご確認ください。うまく表示されない場合は〔ヘルプデスクの連絡先〕までご連絡ください。詳細は〔社内ポータルのURL〕をご覧ください。

#想定される問い合わせと回答

ヘルプデスクで一次対応を行う場合の想定問答です。

#よくある質問

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