共有の制御

Pulseのノートは、共有の操作をするまで作成した本人だけが閲覧できます。この記事では、個々のノートの共有範囲を変える方法、新しく作るノートの既定値を変える方法、管理者が組織全体に上限を設定する方法を説明します。あわせて、組織の外へノートを共有するときに確認していただきたい法令上の論点も整理します。

Enterpriseプラン

#共有範囲の3段階

この3段階はすべてのプランで共通です。新規に作成したノートは、既定では非公開の状態から始まります。

#個別のノートの共有範囲を変える

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   ノートを開く

   共有範囲を変えたいノートを開きます。

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   アクセス権の表示をクリックする

   画面右上に、現在のアクセス権が表示されています。ここをクリックすると共有範囲の選択肢が開きます。

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   共有範囲を選ぶ

   上の3段階のいずれかを選びます。特定の相手だけに見せたい場合は、その場でメールアドレスを指定して招待します。

図画面キャプチャ: ノート画面右上のアクセス権メニュー

現在のアクセス権が表示され、クリックすると共有範囲の選択肢と、招待するメンバーの入力欄が開いた状態。

#新しいノートの既定値を変える

既定値とは、これから作成するノートが最初に置かれる共有範囲のことです。出荷時の状態では非公開になっています。無料プラン・個人プラン・チームプランでは利用者が自分の既定値を変え、Enterpriseプランではこれに加えて管理者が組織全体の上限を決められます。

#無料プラン・個人プラン・チームプラン: 自分の既定値を変える

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   設定を開く

   デスクトップアプリで［設定］を開きます。

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   環境設定を選ぶ

   左側のメニューから［環境設定］を選びます。

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   既定のリンク共有を選ぶ

   ［データと共有］にある既定のリンク共有の設定で、3段階のいずれかを選びます。

#Enterpriseプラン: 組織全体に上限を設定する

管理者は、ワークスペース全体で許可する共有範囲の上限を設定できます。

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   ワークスペース設定を開く

   ［設定］から［ワークスペース］、［一般］の順に開きます。

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   共有に関する設定で上限を選ぶ

   下の表の3つから選びます。

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   適用範囲を確認する

   保存すると、ワークスペースの全メンバーに適用されます。

Enterpriseプランのこの設定は、既存のノートとフォルダにもさかのぼって適用されます。設定後、個々のメンバーはこの上限を超える共有範囲を選べなくなります。無料プラン・個人プラン・チームプランの既定値の変更が、さかのぼって適用されないのとは異なる点です。

#管理者が見られるもの、見られないもの

管理者の権限は、共有の範囲を狭める方向に働きます。上限の設定によって、メンバーの非公開ノートが管理者から見えるようになることはありません。

#安全管理措置のなかでの位置づけ

ここまでの設定は、個人情報保護法が求める安全管理措置のうち、次の2つに対応します。全体像はセキュリティ体制をご覧ください。

人的安全管理措置（従業者への教育と守秘義務）、物理的安全管理措置、外的環境の把握については、UNCHAIN株式会社側の措置としてセキュリティ体制で説明しています。

#組織の外へ共有するときに確認すること

会議のノートと文字起こしには、参加者の氏名、所属、発言内容といった個人情報が含まれます。これを自社の組織の外にいる人に共有する行為は、第三者提供にあたることがあります。次の3つは規制の上で扱いが異なるため、区別して考えてください。

3つ目にあてはまる場合、適法性を確保する責任は、共有を実行した側（多くは利用者が所属する企業）にあります。共有の前に、自社の個人情報の取扱いに関する規程と、特定した利用目的の範囲内であることをご確認ください。外部サービスとの連携については連携の概要もあわせてご覧ください。

#公開リンクの取扱い

「リンクを知っている人」で共有したノートは、リンクを受け取った人が誰にでも転送できます。転送先をUNCHAIN株式会社側で制御する手段はありません。取引先との打合せ、採用面接、社外の方が参加した会議のノートについては、この設定を避け、宛先を指定した招待か「ワークスペース内」をお使いください。

組織として公開リンクを使わせたくない場合は、Enterpriseプランのワークスペース設定で「制限付きアクセス」または「ワークスペース内のみ」を選び、個々のメンバーが上限を超えられないようにしてください。

#共有をやめたあとに残るもの

共有範囲を非公開に戻すと、それ以降、リンクからの閲覧はできなくなります。ただし、共有していた期間に相手がノートの内容をコピーしたり書き出したりしていた場合、そのコピーはUNCHAIN株式会社の管理下にありません。共有を解除しても、すでに相手の手元に渡った内容を回収することはできません。

外部サービスへの連携で送信したデータについても同様です。連携を解除しても、送信先のサービスに残ったデータは、その送信先で削除していただく必要があります。

#うまくいかないときは

• 設定画面に共有の項目が見当たらない: 共有範囲の設定はデスクトップアプリ（macOS / Windows）にあります。ウェブ版には設定項目がありません。デスクトップアプリで開いても項目がない場合は、Enterpriseプランの管理者がワークスペース全体に上限を設定している可能性があります。管理者にご確認ください。
• 既定値を変えたのに既存のノートが公開のまま: 無料プラン・個人プラン・チームプランでは、既定値の変更はさかのぼって適用されません。既存のノートは1件ずつ変更してください。
• 共有した相手が開けない: 「ワークスペース内」を選んでいる場合、相手はワークスペースのメールアドレスで認証する必要があります。組織外の方に見せる場合は、宛先を指定した招待をお使いください。
• 選べるはずの「リンクを知っている人」が表示されない: Enterpriseプランのワークスペース設定で「制限付きアクセス」または「ワークスペース内のみ」が上限として設定されています。上限を超える共有範囲は選択肢に現れません。

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