ワークスペース

Pulseでは、ノート、スペース、フォルダ、会議の記録をまとめる入れ物として「ワークスペース」を使います。自分ひとりで使うワークスペースを持つことも、勤務先のワークスペースに参加してチームで使うことも、両方を併用して仕事と個人の記録を分けることもできます。この記事では、ワークスペースの作成から削除までの操作と、組織で運用するときに決めておくべきことをまとめます。

#個人用とチーム用の違い

Pulseには「個人アカウント」「法人アカウント」といったアカウント種別の区別がありません。違いは、ワークスペースのメンバーが自分ひとりか、複数かという点だけです。同じアカウントで、ひとりだけのワークスペースと、チームのワークスペースの両方に所属できます。

料金はワークスペースごとに発生します。個人用のワークスペースを無料プランのまま使いながら、勤務先のワークスペースはチームプラン、という組み合わせも可能です。逆に、勤務先のワークスペースが無料プランで、自分用のワークスペースだけを有料にすることもできます。課金の仕組みはプランと支払いを参照してください。

#ひとりで使うワークスペース

記録を自分の中だけに留めたい場合の使い方です。次のことができます。

• ノートは既定で非公開です。自分から共有の操作をしない限り、誰にも見えません。
• チャットで、自分のノートと文字起こしを横断して質問できます。
• スペースの中にフォルダを作り、テンプレートやレシピを自分の仕事の進め方に合わせて用意できます。
• 自分が管理者なので、設定をすべて自分で決められます。

後からチームのワークスペースを作ったり、既存のワークスペースに参加したりすることもできます。

#チームで使うワークスペース

同僚と共有しながら、何を見せるかは自分で決めたい場合の使い方です。

• ノートは既定で非公開です。チームのワークスペースに所属しているだけでは、自分のノートが同僚に見えるようにはなりません。
• 共有したノートと共有フォルダを使って、定例会、振り返り、顧客との打ち合わせといった単位でノートを集約できます。
• テンプレートとレシピを同僚と共有し、議事メモの書式や会議後の連絡の型をそろえられます。
• チャットで、共有されている範囲のノートを横断して質問できます。

#ノートは誰に見えるか

ワークスペースの設計を決めるうえで、いちばん確認しておきたい点です。ワークスペースに参加しただけでは、自分のノートは他のメンバーに見えません。共有範囲は次の3段階で、新しく作ったノートは非公開の状態から始まります。

このほか、ノートを共有フォルダに入れるとそのフォルダにアクセスできるメンバーが閲覧でき、メールアドレスを指定して個別に招待することもできます。共有範囲を変える操作はノートを共有する、組織として選べる範囲に上限をかける設定は共有の制御にあります。

ノートや文字起こしには、参加者の氏名、発言内容、取引先の担当者の情報が含まれます。ワークスペースを分けるかどうかは、社内の情報の取扱い規程と照らし合わせて決めてください。参加者への告知の考え方はAI議事録をどこまで使ってよいか（チーム向けガイド）にまとめています。

#ワークスペースを作る

Pulseを初めて設定するときに、名前と画像を決めてワークスペースを作ります。あとから追加することもできます。

1. デスクトップアプリの画面左下にあるワークスペース名をクリックします。
2. メニューから ワークスペースを追加 を選びます。
3. ワークスペース名を入力します。
4. 「同じメールドメインの同僚が自動的に参加できるようにする」のチェックを必要に応じて設定します。

図画面キャプチャ: ワークスペースの作成画面。名前の入力欄と、同一ドメインの自動参加を許可するチェックボックスが表示されている

（画像は後で差し替えます）

#既存のワークスペースに参加する

勤務先ですでにワークスペースが作られている場合は、その一覧から参加できます。非公開のワークスペースには、管理者へ参加の申請を送る形になります。一覧に適切なものがなければ、新しく作ることもできます。

ワークスペースに参加すると、利用規約に同意したものとして扱われます。

招待を受け入れたり、新しいワークスペースに参加したりすると、表示中のワークスペースがそちらに切り替わります。これまでのノートは元のワークスペースに残っており、移動も削除もされていません。見るには、画面左下のワークスペース名から元のワークスペースを選んで切り替えてください。

#ワークスペースを切り替える

画面左下のワークスペース名をクリックすると、所属しているワークスペースの一覧が表示されます。切り替えたいものを選んでください。

図画面キャプチャ: ワークスペースの切り替えメニュー。所属している複数のワークスペースが一覧表示されている

（画像は後で差し替えます）

#同僚を招待する

ワークスペースの作成時に、メールアドレスを入力するか、よく会議をしている相手の一覧から選んで招待できます。この一覧は、同じ会社のメールドメインを持つ人のうち、Pulseを使って会議をしたことがある相手から作られます。

招待リンクを配布する方法もあります。作成後に招待を追加したり、自動参加の設定を変えたりする場合は、設定 > ワークスペース > メンバー を開いてください。

図画面キャプチャ: ワークスペースのメンバー管理画面。メンバーの一覧と役割、招待の操作が表示されている

（画像は後で差し替えます）

有料プランでは、参加した人数分の席（シート）が課金対象になります。期の途中で参加した分は日割りで計算され、次回の請求書に反映されます。

#管理者とメンバーでできることの違い

メンバー管理の画面から、管理者は次の操作ができます。

• メンバーの確認と管理 — 誰が所属しているか、役割が管理者かメンバーかを確認し、必要に応じて削除します。
• 役割の変更 — メンバーを管理者に昇格させたり、管理者をメンバーに戻したりします。
• 招待リンクのコピー — リンクを共有して参加してもらいます。ドメインごとの自動参加の設定が適用されます。
• 新しい同僚の招待 — メールアドレスを入力するか、会議をしたことがある相手の一覧から選びます。有料プランでは席が1つ増え、次回の請求に日割りで反映されます。

管理者が退職や長期休暇で連絡が取れず、役割の変更が必要になった場合は tharada@the-unchain.com までご連絡ください。

#メンバーを追加する・削除する

追加したとき — その人はワークスペースを使えるようになります。有料プランでは参加した日から席として数えられます。追加しただけでは、他のメンバーの非公開のノートは見えません。見えるのは、アクセス権のあるフォルダに入っているノートと、個別に共有されたノートだけです。

削除するとき — 管理者は、設定のメンバー管理画面で すべてのメンバー の一覧から対象者を探し、名前の横のメニューから 削除 を選びます。

図画面キャプチャ: メンバー一覧で、特定のメンバーの操作メニューから削除を選択している状態

（画像は後で差し替えます）

ワークスペースからの削除は、そのワークスペースへのアクセスだけに影響します。本人のPulseアカウント自体は有効なままで、ログインも他のワークスペースの利用も続けられ、Pulseからのメールも届き続けます。メールの配信を止めたい場合は、メール本文の配信停止リンクを使うか、アカウントを削除する手順でアカウント自体を削除してください。

削除された側で、残したノートを取り出す必要が生じた場合は、ワークスペースの管理者に一時的な再追加を依頼してください。再び参加した状態でノートを別のワークスペースへ移す手順を実行すれば、退出前に持ち出せます。

#ワークスペースから退出する

1. 設定 > ワークスペース > 全般 を開きます。
2. ページ下部の 危険な操作 の区画までスクロールします。
3. ワークスペースから退出 をクリックします。
4. 確認のため、画面の指示に従って「退出 ［ワークスペース名］」と入力します。

#ワークスペースの設定

管理者は 設定 > ワークスペース > 全般 から、次の項目を設定できます。

図画面キャプチャ: ワークスペースの全般設定画面。名前、ロゴ、自動参加、データセキュリティの各項目が並んでいる

（画像は後で差し替えます）

• ワークスペース名 — 「ワークスペース名」の欄を書き換え、欄の外をクリックすると保存されます。
• ワークスペースのロゴ — 設定画面のロゴをクリックして変更します。
• 同僚の自動参加を許可 — 同じメールドメインの利用者が、申請なしで参加できるようにします。
• データ書き出しの権限 — データセキュリティ の下にある個別のページです。ここで、利用者がワークスペースの外へデータを持ち出せる範囲を管理者が決めます。設定項目は次の3つです。
  • データの書き出しを許可する — CSVでの一括書き出しの可否です。手順はノートを一括エクスポートするにあります。
  • 別のワークスペースへのノートの移動を許可する — 手順はワークスペース間でノートを移すにあります。
  • 別のアカウントへのノートの移動を許可する — ひとつ上の設定が有効になっていないと操作できません。手順は別アカウントからノートを移すにあります。
• ワークスペースを検索可能にする — 同じメールドメインの利用者が参加先を選ぶときに、このワークスペースを一覧に表示するかどうかを切り替えます。
• 社内用語 — 社名、製品名、部署名など、社内でよく使う言葉を登録して文字起こしの精度を上げます。管理者が 言語 の設定から編集します。登録の仕方は文字起こしのカスタマイズを参照してください。

#ノートをワークスペース間で移す

所属しているワークスペースの間であれば、ノートを移動できます。

個別のノートを移す場合は、ノートにカーソルを合わせたときに表示される3点メニューから ワークスペースへ移動 を選び、移動先を指定します。

すべてのノートをまとめて移す場合は、設定 > ワークスペース > 全般 の 危険な操作 の区画にある ノートを別のワークスペースへ移す を使います。自分のノートと、自分だけがメンバーになっているフォルダが移動します。実行前に、何がどう移るかのプレビューが表示されます。詳しい手順と制約はワークスペース間でノートを移すにまとめています。

管理者はこの機能自体を無効にできます。有効な環境であっても、社内規程上ノートを移してよいかどうかの判断は利用者側の責任になります。取引先の情報を含むノートを個人のワークスペースへ移す前に、社内のルールを確認してください。

#ワークスペースを削除する

移行が終わって不要になったワークスペースは、管理者が削除できます。削除は取り消せず、そのワークスペースのデータはすべて失われます。

1. 1

   残したいノートを移す

   設定 > ワークスペース > 全般 > 危険な操作 > ノートを別のワークスペースへ移す で、残したいノートを別のワークスペースへ移しておきます。削除後は、そのワークスペースにあったノートを復元できません。

2. 2

   他のメンバーを全員削除する

   自分以外のメンバーが退出するか、削除されている必要があります。残っているメンバーが自分ひとりのワークスペースだけを削除できます。

3. 3

   有料プランを解約する

   契約が残っている場合は、設定 > 請求 から先に解約します。手順は解約についてを参照してください。

4. 4

   ワークスペースを削除する

   設定 > ワークスペース > 全般 > 危険な操作 で ワークスペースを削除 をクリックし、確認のためワークスペース名を入力します。

#自分だけ有料プランにしたい場合

アップグレードは会社全体ではなくワークスペース単位です。無料プランのワークスペースに所属していて、自分だけチームプランの機能（ノート履歴の制限なし、外部サービスとの連携、チャットでの上位モデル）を使いたい場合は、次の手順をとります。

1. 新しいワークスペースを作る — 画面左下のワークスペース名から ワークスペースを追加 を選び、名前を付けます。自動参加のチェックは外してください。
2. ノートを移す — 現在のワークスペースから新しいワークスペースへ、ノートを別のワークスペースへ移す手順でまとめて移すか、ノートごとに ワークスペースへ移動 で個別に移します。
3. 新しいワークスペースで契約する — 新しいワークスペースに切り替え、設定 > 請求 > 契約の管理 からチームプランを契約します。メンバーは自分だけなので、席は1つ分です。
4. 必要なら元のワークスペースを整理する — 元のワークスペースの管理者だった場合は、他のメンバーを管理者に昇格させてから退出します。

元のワークスペースは無料プランのまま残り、新しいワークスペースだけが有料になります。

#日本の組織で運用するときに決めておくこと

ワークスペースの構成は、後から変えると全員のノートの移動が発生します。導入時に次の3点を決めておくと、運用の手戻りが減ります。

#部署ごとにワークスペースを分けるべきか

分けるかどうかは、情報を横断して検索したいかどうかで決まります。ワークスペースをまたいだ検索やチャットはできないため、分けると部門間で過去の会議内容を参照し合えなくなります。

多くの場合は、全社で1つのワークスペースを用意したうえで、共有フォルダの設計で見える範囲を制御する方法が管理しやすくなります。ノートは既定で非公開なので、同じワークスペースに所属していること自体が情報の露出にはつながりません。フォルダとスペースの設計はスペースとフォルダ、グループ単位での権限付与はユーザーグループを参照してください。

#退職・異動するメンバーの扱い

退職や異動のときに困りやすいのは、本人しか見られない非公開のノートの扱いです。あらかじめ社内で手順を決めておくことをおすすめします。

1. 引き継ぐべきノートを共有フォルダに入れてもらう — 退職日より前に、後任者がアクセスできるフォルダへ移してもらいます。非公開のままだと、アカウントを削除した時点で内容を取り出せなくなります。
2. 必要なノートを書き出す — 記録として保管が必要なものは、ノートを一括エクスポートするの手順でCSVに書き出します。
3. ワークスペースから削除する — 退職日以降、管理者がメンバー管理画面から削除します。席が減り、次回の請求に反映されます。
4. アカウントの扱いを決める — 会社のメールアカウントを廃止しても、Pulseのアカウントは本人のものとして残ります。社内規程のなかでどう扱うかを決めておいてください。

管理者権限があっても、他のメンバーの非公開のノートを開くことはできません。退職手続きのチェックリストに「引き継ぐノートを共有フォルダへ移す」を入れておかないと、退職後に内容を取り出す手段がなくなります。アカウントそのものの削除は本人の操作で行うもので、会社が代行することはできません。扱いはアカウントを削除するを参照してください。

#情報システム部門による一元管理

組織として管理を効かせる場合、押さえる点は次のとおりです。

• 配布と更新 — 端末への配布とバージョン更新は、MDM や配布ツールから一括で行えます。手順は管理者による一括インストールと更新を参照してください。
• 参加の統制 — 自動参加と検索可能の設定を組み合わせると、社内の利用者を意図したワークスペースに集約しやすくなります。個人が勝手に別のワークスペースを作ることを技術的に禁止する設定はないため、社内規程での位置づけと合わせて運用してください。
• 持ち出しの制御 — データ書き出しの権限で、書き出し、別アカウントへの移動、別ワークスペースへの移動をそれぞれ止められます。退職時の持ち出しを防ぎたい場合はここを設定します。
• 共有範囲の制御 — 組織外への共有可否は共有の制御で設定します。
• 文字起こしの保存期間 — 会議の文字起こしを一定期間で自動削除する設定があります。社内の文書保存規程に合わせて文字起こしの自動削除で設定してください。
• 認証の統制 — シングルサインオン（SSO）と多要素認証は、ID 基盤側で設定します。ログインとカレンダー接続を参照してください。

#うまくいかないときは

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