Pulseワークスペース間でノートを移す
ノートを別のワークスペースへ移動する手順、必要な権限、注意点です。
所属しているワークスペースの間で、自分のノートをまとめて移せます。チームが変わったとき、複数のワークスペースを1つに集約するとき、個人用のワークスペースへ移るときに使います。この記事では、まとめて移す手順、一緒に移らないもの、管理者側の設定を説明します。
移動できるのは、自分が所属しているワークスペースの間だけです。操作はデスクトップアプリ（macOS / Windows）から行います。ウェブ版に設定画面はありません。移動を管理者が禁止している場合、この記事の操作は画面に表示されません。
2つの移し方
| やりたいこと | 使う操作 | フォルダの扱い |
|---|---|---|
| 自分のノートを全部まとめて移す | 設定 > ワークスペース > 全般 > 危険な操作 > ノートを別のワークスペースへ移す | 自分だけがメンバーのフォルダは一緒に移る |
| 特定のノートだけを移す | ノートの3点メニューから ワークスペースへ移動 | フォルダは移らない |
別のメールアドレスのアカウントからノートを引き継ぐ場合は、この機能ではなく別アカウントからノートを移すを使います。
まとめて移す手順
ワークスペースの設定を開く
画面左下のワークスペース名をクリックし、メニューから 設定 を選びます。左側のメニューから 全般 を開きます。
危険な操作の区画を開く
ページ下部の 危険な操作 の区画までスクロールし、ノートを別のワークスペースへ移す の項目を見つけます。
移動先を選ぶ
ノートを移す ボタンをクリックし、一覧から移動先のワークスペースを選びます。
プレビューを確認して実行する
何件のノートが移るか、どのフォルダが一緒に移るか、どの共有フォルダからノートが外れるかが表示されます。別のワークスペースを選び直す場合は 戻る、実行する場合は ノートを移動 をクリックします。
（画像は後で差し替えます）
（画像は後で差し替えます）
移動が終わると、移動先のワークスペースに入ったノートとフォルダの件数が表示され、そのワークスペースへ切り替えるボタンが出ます。
- 移動先のワークスペースに切り替えると、移したノートが一覧に並んでいる
- 移動元に残す予定だったノートが、意図せず移動していない
- 共有フォルダから外れたノートを、移動先で整理し直した
個別のノートを移す手順
- ノートの一覧で、移したいノートにカーソルを合わせます。
- 表示される3点メニューをクリックします。
- ワークスペースへ移動 を選びます。
- 移動先のワークスペースを選びます。
この方法ではフォルダは移動しません。移動先のワークスペースでノートを整理し直してください。
一緒に移らないもの
契約 — 有料プランの契約は元のワークスペースに残ります。移動先で有料機能を使い続ける場合は、元のワークスペースに切り替えて 設定 > 請求 から解約し、移動先のワークスペースに切り替えて改めて契約してください。解約後に使える期間の考え方は解約についてを参照してください。
共有フォルダ — 自分だけがメンバーのフォルダは、ノートと一緒に移動し、移動先では非公開のフォルダとして届きます。移動元のワークスペースのメンバーが自分ひとりだった場合は、ワークスペースのフォルダとチャットの履歴も一緒に移ります。他の人と共有しているフォルダは移動元に残り、その中にあった自分のノートはフォルダから外れます。移動先で整理し直してください。個別のノートを ワークスペースへ移動 で移す方法では、フォルダは一切移動しません。
テンプレート — 移動に含まれません。移動先で同じテンプレートを使いたい場合は、画面左下のワークスペース名から テンプレートの管理 を開いて作り直してください。
他の人と共有しているフォルダに自分のノートを入れていた場合、移動を実行するとそのフォルダからノートが外れます。チームが参照していたノートが見えなくなるため、実行前にプレビュー画面で対象を確認し、必要であればチームに事前に伝えてください。
必要な権限
ワークスペースの管理者は、セキュリティ上の理由でノートの移動を禁止できます。禁止されている場合、ノートを移す ボタンも、ノートごとの ワークスペースへ移動 の項目も表示されません。移動が必要なときは管理者に依頼してください。
管理者が有効にする手順
- 設定 を開き、全般 を選びます。
- データセキュリティ の下にある データ書き出しの権限 を開きます。
- 別のワークスペースへのノートの移動を許可する を有効にします。
（画像は後で差し替えます）
この設定を有効にすると、利用者は自分のノートを勤務先のワークスペースから個人のワークスペースへ移せるようになります。退職時や異動時の情報の持ち出しを制限したい組織では、無効のまま運用し、移動が必要になった都度、申請にもとづいて一時的に有効にする方法があります。移動の可否そのものは技術的な設定で決まりますが、移してよい情報かどうかの判断は社内規程に沿って行ってください。
移す前に決めておくこと
日本の組織では、次の点を事前に整理しておくと手戻りが減ります。
- 移す範囲 — まとめて移す操作は、自分のノートを全件移動します。一部だけ残すことはできないため、残したいノートがある場合は先に共有フォルダへ入れるか、個別の移動を使ってください。
- チームへの影響 — 共有フォルダから外れるノートがある場合、その内容を参照していたメンバーが見られなくなります。プレビューで件数を確認し、必要なら移動前にコピーを共有しておきます。
- 記録としての保管 — 社内規程で一定期間の保管が必要な議事内容は、移動とは別にノートを一括エクスポートするでCSVに書き出し、社内の文書管理の場所に保管する運用が確実です。
- 異動のタイミング — 部署異動でワークスペースが変わる場合は、異動元のワークスペースから削除される前に移動を済ませてください。削除された後はノートにアクセスできなくなります。
うまくいかないときは
Q. ノートを移す項目が見当たりません
A. 設定 > ワークスペース > 全般（画面左下のワークスペース名 > 設定 > ワークスペースの見出しの下にある全般）を開き、ページ下部の 危険な操作 の区画を確認してください。この項目は、そのワークスペースに自分のノートがあり、かつ管理者が移動を許可している場合にのみ表示されます。表示されない場合は、管理者に設定の確認を依頼してください。
Q. 移動先のワークスペースが選べません（一覧が空です）
A. 移動できるのは、自分が所属しているワークスペースだけです。画面左下のワークスペース名から ワークスペースを追加 を選んで新しく作るか、既存のワークスペースに参加してから、改めて移動を実行してください。
Q. 移動したのにノートが見当たりません
A. 移動先のワークスペースに切り替わっているか確認してください。画面左下のワークスペース名から切り替えられます。それでも見つからない場合はノートが見当たらないの手順を試してください。
Q. 移動を取り消したい
A. 移動を自動で戻す機能はありません。移動先のワークスペースから元のワークスペースへ、同じ手順でもう一度移動させることはできますが、共有フォルダとの紐づけは復元されません。フォルダへの再登録は手作業になります。
Q. 移動後に有料機能が使えなくなりました
A. 契約は元のワークスペースに残っています。移動先のワークスペースで 設定 > 請求 から契約してください。元のワークスペースの契約が不要になった場合は、そちらで解約の手続きをします。