Pulseテンプレートでノートの形を決める
1on1、商談、面接など用途別のテンプレートを選び、自分用のテンプレートを作る方法です。
標準の要約は会議の内容に合わせて構成を変えますが、会議の種類が決まっている場合は、あらかじめ形式を指定したほうが使いやすいノートになります。テンプレートを選ぶと、その形式に沿って要約ノートが生成されます。
テンプレートの選択、作成、共有はデスクトップアプリ（macOS / Windows）で行います。ブラウザで開くWeb版は、すでに作成されたノートを閲覧・編集するための画面です。
テンプレートを適用する
会議中に適用する場合は、メモの入力欄で半角の / を入力します。メニューが開くので、使いたいテンプレートを選びます。選んだテンプレートは、会議終了後の要約生成に使われます。
要約が生成されたあとで変更することもできます。
- ノート画面の「整形済み」タブにあるドロップダウンの矢印をクリックします。
- 一覧から別のテンプレートを選びます。
- 選んだ時点で、その形式でノートが作り直されます。
ノート上部のタブと、そこから展開されたテンプレート選択メニュー。標準テンプレートと自作テンプレートが並んでいる。
テンプレートを変えずに同じ形式のまま作り直したい場合や、チャットで直したい点を伝えて修正する場合の手順は、AIで整形されたノートにまとめています。
標準で用意されているテンプレート
初回インストール時に選んだ職種に応じて、表示される標準テンプレートの組み合わせが変わります。職種の設定はプロフィール設定からいつでも変更できます。
日本の職場でよく使われる会議の型に当てはめると、次のような使い分けが考えられます。
| 会議の種類 | テンプレートに入れたい節 |
|---|---|
| 1on1 | 前回からの進捗、今困っていること、評価とフィードバック、次回までの約束 |
| 商談・訪問記録 | 先方の出席者と役職、課題・要望、提示した内容、価格と条件の話、次回アクションと期日 |
| 定例会 | 各担当からの報告、決定事項、持ち帰り事項、次回の議題 |
| 採用面接 | 経歴の確認、技術・専門性の評価、志望動機、当社からの説明内容、合否判断のための所見 |
| 顧客サポートの問い合わせ対応 | 発生している事象、再現手順、暫定対応、恒久対応の方針、顧客への回答期限 |
| 社内勉強会・技術共有 | 扱ったテーマ、要点、参考資料、参加者からの質問と回答 |
節の名前は、実際の社内文書で使っている言い回しに合わせたほうが、あとで検索したり転記したりするときに扱いやすくなります。
自分のテンプレートを作る
作成画面を開く
テンプレート選択メニューの「すべてのテンプレート…」を選ぶか、ホーム画面のワークスペースメニューから「テンプレートの管理」を選びます。どちらからでも同じ画面が開きます。
名前を付ける
あとから一覧で選ぶときの目印になります。「商談（初回）」「月次定例」のように、どの会議で使うかが分かる名前にしてください。
AIへの指示文を書く
その会議の目的、書きぶり、節ごとに入れてほしい内容を文章で指定します。書き方は次の「良い指示文の書き方」にまとめています。
出力に使う節の構成を決める
要約に並べる節を順番に指定します。節ごとに、たとえば「次のアクションには担当者名と期日を必ず添える」のように条件を付けると、出力が安定します。
実際の会議に適用して調整する
過去のノートに対してこのテンプレートを選び直すと、同じ会議データで書きぶりを比較できます。出力を見ながら指示文を直してください。
自分のテンプレートの一覧と、新規作成ボタン。各テンプレートの公開範囲の表示も含む。
良い指示文の書き方
テンプレートの効き方は、指示文の書き方でかなり変わります。次の3点を押さえてください。
1. 会議の目的と背景を書く
その会議で何を得たいのか、前提として知っておくべき事情は何かを最初に書きます。
- 例: 「これは既存顧客への定期訪問の記録です。契約更新の時期が近く、利用状況と不満点を把握することが目的です。」
2. 分量と書きぶりを指定する
- 例: 「詳しく書いてください。数値、日付、固有名詞は発言のとおりに残してください。」
- 例: 「自分の発言よりも、相手が話した内容を中心にまとめてください。」
3. 節の構成を示す
使いたい節を並べ、それぞれに何を入れるかまで具体的に書きます。「議論の要点」「決定事項」「次のアクション」といった節は多くの会議で機能します。
最初から完成させようとせず、実際の会議に適用して出力を見ながら指示文を直していくほうが早く仕上がります。
テンプレートをチームで共有する
作成したテンプレートは、既定では作成者本人だけが使える状態です。「自分のみ」と表示されている箇所をクリックすると、公開範囲を組織全体に変更できます。議事録の書式を部署や会社で揃えたい場合に使います。
共有には、会社のメールドメイン（例: @yourcompany.co.jp）でログインしていることが必要です。Gmail や Yahoo! メールなどのフリーメールでログインしている場合、公開範囲のドロップダウン自体が表示されません。
ここでいう「組織」は、同じメールドメインでログインしている利用者の集まりを指します。同じワークスペースに所属していても、メールドメインが異なるメンバー（たとえば @companyA.co.jp と @companyB.co.jp）の間では、組織共有にしたテンプレートは互いに見えません。
「自分のみ」と表示されたラベルをクリックして開いた、公開範囲の選択肢。
- テンプレートの一覧で、対象のテンプレートの表示が「自分のみ」から組織全体に変わっている
- 同じメールドメインの別のメンバーが、テンプレート選択メニューでそのテンプレートを選べる
うまくいかないときは
- テンプレートのメニューが出ない: デスクトップアプリで開いているかを確認してください。Web版の画面からはテンプレートの選択と作成はできません。
- 公開範囲のドロップダウンが表示されない: フリーメールのアドレスでログインしている可能性があります。会社のメールドメインのアカウントでログインし直してください。
- 同じワークスペースの相手にテンプレートが見えない: メールドメインが異なると組織共有の対象外になります。テンプレートの指示文を渡して、相手側でも作成してもらうのが現実的な回避策です。
- 指定した節が出力に現れない: 会議中にその話題が出ていないと、節ごと省略されることがあります。空欄でも節を残したい場合は、指示文にその旨を明記してください。