Pulseノートを共有する
個別のノートを社内外へ共有する方法、リンク共有の範囲、共有を止める方法です。
会議のノートが生成されると、リンクの共有、メールでの送付、連携先への送信という複数の方法で他の人に渡せるようになります。この記事では、個々のノートに対する共有の操作と、共有された相手に何が見えるかを説明します。
新しく作成したノートは既定で非公開です。リンクを共有するか、チームスペースのフォルダに追加しない限り、会議の参加者にも自動では共有されません。共有範囲の3段階と、新規ノートの既定値を変える方法は共有の制御にまとめています。
共有と共同編集の機能は、ノートの生成が終わってから使えるようになります。共有の操作はデスクトップアプリ（macOS / Windows）から行い、受け取った相手はデスクトップアプリまたはWebブラウザでノートを開きます。
ノートを共有する手順
ノートの生成後、画面上部の共有（Shared）ボタンから、現在そのノートにアクセスできる人を確認できます。
リンクをコピーをクリックすると、そのノート専用のURLがクリップボードに入ります。相手にそのまま送れます。リンクで誰がアクセスできるかは、ボタン横のドロップダウンから変更できます。選べる範囲の種類と既定値については共有の制御を参照してください。特定の相手だけに見せたい場合は、共有パネルでメールアドレスを指定して個別に招待します。
参加者への自動共有は行われないため、誰に共有するかはノートごとに選びます。
連携先やメールへ共有する
ノート画面の ⋯（3点）メニューから、共有先を選べます。
- ノートをコピー: AIで整形されたノートをMarkdown形式でクリップボードにコピーします。Markdownを扱うツールへの貼り付けに向いています。コピーされるのは要約であり、文字起こしは含まれません。文字起こし全文が必要な場合は、文字起こしパネルのコピーアイコンを使ってください。操作方法は文字起こしの仕組みにあります。
- メール: Gmail または Outlook の下書きを開き、ノートの内容を差し込んだ状態にします。
- 連携先へ送る: Slack、Notion、HubSpot、Affinity、Attio、Zapier の各連携を使って、それぞれのサービスへノートを送れます。設定方法は Slack、Notion、HubSpot、Affinity、Attio、Zapier の各記事を参照してください。連携先ごとに何が送られるかは連携機能の一覧にまとめています。
共有された相手には何が見えるか
ノートを共有すると、相手には既定で閲覧者（Viewer）の権限が付きます。閲覧者ができることは次の3つです。
- ノートを読む
- 記載された箇所にカーソルを合わせて、その根拠になった文字起こしの前後を確認する
- チャットでその会議について質問する
相手にノートを編集してもらう場合は、権限を閲覧者から共同編集者（Collaborator）に変更します。共同編集者はノートの内容を書き換えられます。テンプレートの適用など、内容を書き換える操作も共同編集者の権限が必要です。
フォルダやワークスペースの権限は、個別のノートには引き継がれません。共有フォルダ経由でノートにアクセスできる人であっても、そのノートに対する権限は既定で閲覧者のままです。編集してもらうには、ノートの所有者が共有ボタンからそのノートに対する権限を個別に共同編集者へ変更する必要があります。
ノートを共有しても、相手がワークスペースに追加されることはなく、課金対象の席（シート）にもなりません。相手に見えるのは共有された個別のノートだけで、ワークスペース、他のノート、ワークスペースの設定にはアクセスできません。ワークスペースへの参加は、明示的な招待、招待リンク、ドメインによる自動参加のいずれかでのみ発生します。詳細はワークスペースを参照してください。
文字起こしが見える条件
リンクを受け取った相手がWebブラウザでノートを開いた場合、閲覧できるのはAIで整形されたノートだけで、文字起こしは表示されません。文字起こし全文を参照できるのは、ノートまたはフォルダをデスクトップアプリで開いた共同編集者に限られます。
文字起こしまで含めて共有したい場合は、相手をフォルダに追加する方法を使ってください。手順はスペースとフォルダにあります。社外の相手に文字起こしを渡すべきかどうかは、含まれる発言の内容によって判断が変わります。要約だけで足りる場合は、Webブラウザで閲覧できるリンク共有にとどめるほうが範囲を絞れます。
取引先や顧客など、自社のワークスペース外の相手に会議ノートや文字起こしを共有する行為は、個人情報保護法上の第三者提供（同法第27条第1項）に当たる場合があります。UNCHAIN株式会社が法人向けプランでご契約企業から委託を受けて個人データを取り扱う関係とは別に、ご自身の会社から社外の相手へデータが渡る場面だからです。
たとえば、商談の議事録を取引先の担当者へリンクで共有する場合、そのノートには取引先以外の参加者の氏名や発言も含まれています。共有の前に、次の点を確認してください。
- 自社が公表している利用目的の範囲内か
- 社外共有について社内規程で定められた手続を踏んでいるか
- 共有相手に見せる必要のない参加者の情報や、別案件の言及が含まれていないか
- 「リンクを知っている人」ではなく、宛先を限定した共有で足りないか
判断とその根拠の確保は、共有を行う事業者の側で必要になります。Pulseが提供するのは共有範囲を制御する機能であり、適法性の判断を代わりに行うものではありません。考え方の整理は共有の制御とセキュリティ・プライバシー・データに関するよくある質問にまとめています。
共有を止める
共有を止める方法は、どの経路で渡したかによって変わります。
| 共有した方法 | 止め方 |
|---|---|
| リンクの共有 | 共有ボタンのドロップダウンから、リンクの公開範囲を「招待した人のみ」に変更します |
| 個別の招待 | 共有ボタンの一覧から対象の相手を削除します |
| フォルダ経由 | フォルダの共有設定からメンバーを削除するか、ノートをフォルダから外します |
| 連携先への送信 | 送信済みのデータは連携先に残ります。Slack のメッセージや Notion のページなど、連携先のサービス側で削除してください |
| メール・コピー | 送信済みの本文は取り消せません |
共有を解除しても、それまでに相手がコピーまたは書き出した内容を回収することはできません。範囲を戻す操作は、以降のアクセスを止めるためのものです。
社外との案件が終了したとき、退職者が発生したとき、担当が変わったときは、次の3点を見直してください。
- リンクの公開範囲が、現在も必要な範囲にとどまっているか
- 共有相手の一覧に、関係のなくなった人が残っていないか
- 案件単位のフォルダから外すべきノートが残っていないか
案件単位でフォルダにまとめておくと、終了時の見直しが1か所で済みます。フォルダ側の設計はスペースとフォルダを参照してください。
共有されたノートが開けないとき
共有リンクを受け取ったのに閲覧できない場合、ノートの所有者側の共有の制御でアクセスが制限されている可能性があります。たとえば、リンクの共有範囲がワークスペース内に限定されていたり、非公開のままだったりすると、組織外の人はリンクを開けません。
この場合、ノートの所有者に次のどちらかを依頼してください。
- リンクの共有範囲を「リンクを知っている人」に変更してもらう
- ノートの共有パネルから、メールアドレスを指定して個別に招待してもらう
受け取る側のプランは、共有されたノートを閲覧できるかどうかに影響しません。アクセスの可否は、ノートの所有者側の共有設定だけで決まります。
うまくいかないときは
- 共有ボタンが表示されない: ノートの生成が完了していない可能性があります。生成後に共有できるようになります。
- 相手がノートを編集できない: 既定の権限は閲覧者です。共有ボタンから、そのノートに対する権限を共同編集者へ変更してください。フォルダの権限は個別のノートに引き継がれません。
- 相手に文字起こしが見えない: Webブラウザからの閲覧では文字起こしは表示されません。フォルダに追加したうえで、デスクトップアプリで開いてもらってください。
- リンクを開くとアクセスできないと表示される: 所有者側の共有範囲の設定を確認してもらってください。
- 連携先に送ったノートを取り消したい: 送信済みのデータは連携先のサービス上で削除する必要があります。
解決しない場合は、対象のノートのURLと発生している状況を添えて tharada@the-unchain.com までご連絡ください。