Pulse別アカウントからノートを移す
旧アカウントのノートを新しいアカウントへ取り込む手順と制約です。
メールアドレスを変えたときや、個人用のアカウントと勤務先のアカウントを1つにまとめたいときに、古いアカウントのノートを今使っているアカウントへ取り込めます。この記事では、取り込みの手順、取り込まれないもの、うまくいかないときの確認箇所を説明します。
この機能でできること
ノートの取り込みは、あるPulseアカウントにある会議ノートと文字起こしを、すべて別のPulseアカウントへ移す機能です。無料プランで31日以上前のノートが画面に表示されなくなっている場合も、表示されていないノートを含めて移ります。取り込みのために古いアカウントをアップグレードする必要はありません。
次のような場面で使います。
- 新しいメールアドレスに切り替えた。
- 個人用のアカウントから勤務先のアカウントへ移る（またはその逆）。
- 2つのアカウントを1つにまとめる。
取り込みが完了すると、古いアカウントにはノートが1つも残りません。両方のアカウントで同じノートを参照する使い方はできません。実行前に内容を確認してください。
使えない場合
| 状況 | 使う機能 |
|---|---|
| 同じメールアドレスで、複数のワークスペースを使い分けている | ワークスペース間でノートを移す |
| 別のサービス（Notion、Apple のメモ、Google ドキュメントなど）から取り込みたい | この機能では対応していません |
| 移行元と移行先が同じメールアドレス | 取り込みは不要です。アカウントが同一のため、ノートはそのまま残ります |
確認コードを古いアカウントのメールアドレス宛に送る仕組みのため、2つのアカウントのメールアドレスが異なることが前提です。
始める前に確認すること
- 取り込み先のアカウントでログインしている必要があります。
- 古いアカウントのメールアドレスの受信箱にアクセスできる必要があります。確認コードがそこに届きます。
- 操作はデスクトップアプリ（macOS / Windows）から行います。ウェブ版に設定画面はありません。
- 取り込んだノートは、操作を始めた時点で開いているワークスペースに入ります。目的のワークスペースに切り替えてから始めてください。
取り込みの手順
取り込み先のワークスペースを開く
取り込み先のアカウントでログインし、ノートを入れたいワークスペースに切り替えます。
設定のプロフィールを開く
画面左下のワークスペース名をクリックして 設定 を開き、設定メニューの プロフィール を選びます。
取り込みを開始する
アカウントの管理 の区画までスクロールし、別のアカウントからノートを取り込む の 取り込む をクリックします。
古いメールアドレスを入力する
古いアカウントのメールアドレスを入力して申請します。
確認コードを入力する
古いメールアドレスの受信箱に確認コードが届きます。コードは送信から10分で失効します。入力すると、古いアカウントの所有者であることが確認されます。
（画像は後で差し替えます）
確認が通ると、ノートの取り込みが自動的に始まります。完了すると、古いアカウントにはノートが残りません。
コードの再送は、前回の送信から10分後に申請できます。誤ったコードを何度も入力すると、最大1時間ほど再試行できなくなります。
- 取り込み先のワークスペースに、古いアカウントのノートが並んでいる
- 古いアカウントでログインすると、ノートが1件も残っていない
- 有料機能を使う場合は、取り込み先のワークスペースで契約を済ませた
一緒に移らないもの
契約 — 有料プランの契約は古いアカウントに残ります。取り込み後、新しいアカウント側の移動先ワークスペースで 設定 > 請求 を開き、改めて契約してください。契約がない状態では、文字起こしをはじめとする有料機能が使えません。古いアカウントの契約が不要になったら、そちらで解約します。解約後に使える期間の考え方は解約についてにまとめています。
共有フォルダ — 自分だけがメンバーになっているフォルダ（他の人が参加も招待もされていないもの）は、中のノートと一緒に移動先のワークスペースへ取り込まれます。他の人と共有しているフォルダは取り込まれません。その中にあったノートは移動しますが、フォルダから外れた状態で届くため、新しいアカウント側で整理し直してください。フォルダの移動の考え方はワークスペース間でノートを移すと共通です。
テンプレートとレシピ — 引き継がれません。新しいアカウントで作り直してください。作成方法はテンプレートでノートの形を決めるとレシピ（定型指示）を参照してください。
日本の組織で実行する前に
業務で作成したノートには、取引先の担当者名、発言内容、社内の検討経緯が含まれます。勤務先のアカウントから個人のアカウントへ取り込む操作は、実質的に業務情報の持ち出しに当たる場合があります。
- 社内の情報管理規程で、業務データの持ち出しがどう定められているかを確認してください。
- 退職や異動に伴って移す場合は、上長または情報システム部門の承認を得てから実行してください。
- 管理者側で持ち出しを止めたい場合は、ワークスペースの設定で無効にできます。次の節を参照してください。
ノートの移動は取り消せません。移した後に「持ち出してはいけない情報だった」と判明しても、元のアカウントへ戻す機能はありません。判断に迷う場合は、実行前に社内の担当部門に確認してください。
管理者による制御
この機能を使えるかどうかは、取り込み元のワークスペースの設定で決まります。チームプランと Enterpriseプランでは、初期状態で無効になっていることがあります。
取り込み元のワークスペースの 設定 > ワークスペース > 全般 > データ書き出しの権限 で、次の順に設定します。
- 別のワークスペースへのノートの移動を許可する を有効にします。これが前提の設定です。開き方と画面の位置はワークスペース間でノートを移すに手順があります。
- 別のアカウントへのノートの移動を許可する を有効にします。1が有効になるまで操作できません。
（画像は後で差し替えます）
自分がそのワークスペースの管理者であれば、自分で有効にできます。別の人が管理している場合は、依頼してください。設定項目の一覧はワークスペースにまとめています。
うまくいかないときは
Q. 取り込みの項目が設定画面に見当たりません
A. 取り込み元のワークスペースで、データ書き出しの権限が無効になっている可能性があります。そのワークスペースの管理者に、設定 > ワークスペース > 全般 > データ書き出しの権限 にある2つの設定を有効にするよう依頼してください。「別のワークスペースへのノートの移動を許可する」を先に有効にしないと、もう一方は操作できません。また、この機能はデスクトップアプリ専用です。
Q. 確認メールが届きません
A. メールサービスの「プロモーション」「ソーシャル」などのタブや、迷惑メールフォルダを確認してください。勤務先のメールの場合、社内のメールゲートウェイが隔離していることもあるため、隔離フォルダの確認も有効です。前回の送信から10分経過すると再送を申請できます。
Q. 取り込み先のアカウントをまだ作っていません
A. 取り込みは、移行先のアカウントでログインした状態から始めます。新しいメールアドレスでまだアカウントを作っていない場合は、いったんログアウトし、新しいメールアドレスでログインしてアカウントを作成してください。そのうえで取り込みを開始します。ワークスペースの追加や切り替えは別の操作で、この機能は異なるメールアドレスのアカウント間でのみ使えます。
Q. 古いメールアドレスにアクセスできません
A. 所有者であることを確認するため、古いメールアドレスの受信箱にアクセスできることが必須です。安全性の確保のため、代わりになる確認方法は用意していません。退職などで勤務先のメールアドレスが使えなくなる予定がある場合は、停止前に取り込みを済ませてください。
Q. 取り込んだノートが目的のワークスペースに入っていません
A. 取り込みは、操作を開始した時点で開いていたワークスペースに対して実行されます。別のワークスペースへ移したい場合は、ワークスペース間でノートを移すの手順でまとめて移動できます。
Q. 取り込み後に有料機能が使えなくなりました
A. 契約は古いアカウントに残ったままです。新しいアカウントの移動先ワークスペースで 設定 > 請求 から改めて契約してください。古いアカウント側の契約は、不要であれば解約してください。