フォローアップメールの作成

社外の方との会議が終わったあと、Pulseが文字起こし・カレンダーの予定・過去のメールのやり取りを手がかりに、お礼と決定事項をまとめたメールの下書きを用意します。下書きはそのまま送れる状態で表示されますが、送信前に宛先と本文を必ずご自身で確認してください。

個人プラン チームプラン Enterpriseプラン

#利用に必要なもの

#Gmail を接続する

接続は最初に一度だけ行えば、以降は設定を変更するまで有効です。

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   ホーム画面から接続を始める

   ホーム画面の「フォローアップメール」のバナーで、Gmail を接続 を選び、続けて 続行 を選びます。

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   Google の画面で権限を許可する

   ブラウザが開くので、Google の画面の案内に従って、Pulseがメールを閲覧および送信することを許可します。

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   最初の下書きで挙動を確認する

   許可が完了すると、直近の社外会議2件分の下書きが自動で作られます。まずはこの2件で内容を確認してください。

図画面キャプチャ: ホーム画面上部の「フォローアップメール」バナーと「Gmail を接続」ボタン

バナーの位置と、接続前に表示される説明文が写っています。

接続と接続解除は、設定 > 連携 > Gmail からいつでも行えます。

#下書きが作られる条件

下書きは、次の条件をすべて満たす会議について作られます。

• 社外の参加者が1人以上含まれている
• 参加者が合計10人以下である
• 前述の利用の前提（対象のプランまたは試用期間、Gmail の接続）を満たしている

条件を満たしていても、メールを送ることが適切でないと判断された場合には下書きは作られません。たとえば、その相手とのやり取りが Slack を中心に進んでいる場合、フォローアップを同僚が担当することが会議中に決まっている場合、次のアクションに進む前に未解決の課題が残っている場合などです。

下書きは、会議のノートの生成が終わってから1〜2分ほど遅れて表示されます。ノートが表示された直後に見当たらなくても、少し待ってから確認してください。

#下書きを開いて送る

下書きは次のいずれかの場所から開きます。

• ホーム画面の「フォローアップメールの候補」の一覧
• 会議ノートの上部に表示される「下書きを見る」

編集画面では次の操作ができます。

1. 件名と本文を編集し、太字や箇条書きなどの書式を整えます。
2. 必要に応じて CC / BCC に宛先を追加します。
3. ファイルを添付します。添付は合計25MBまでです。
4. Gmail 側で設定している署名を、付けるか付けないか切り替えます。
5. 本文に〔　〕（社名、日付、金額など、後から埋める必要がある箇所）が残っていれば、送信前に書き換えます。
6. 送信 を選びます。送信後およそ10秒以内であれば 取り消し で送信を止められます。

図画面キャプチャ: フォローアップメールの編集画面

宛先、件名、本文、添付、送信ボタンが並んだ編集画面です。

編集画面の挙動として、次の点に注意してください。

• 下書きへの編集内容は、操作した端末の中にだけ保存されます。ほかの端末には同期されず、ログアウトすると消えます。
• 添付ファイルは保存されません。下書きを閉じたりアプリを終了したりした場合は、添付し直してください。
• ホーム画面の候補として表示される期間は3日間です。

#機能を止める

設定 > 環境設定 を開き、「機能」の中の「フォローアップメールの候補」をオフにします。オフにしても Gmail の接続そのものは残るため、あとで再びオンにすればすぐに使えます。接続自体を切りたい場合は、設定 > 連携 > Gmail から解除してください。

#特定電子メール法との関係

フォローアップメールは会議の相手に直接届くメールです。日本国内では、広告・宣伝を目的とするメールの送信が特定電子メールの送信の適正化等に関する法律（特定電子メール法）の規制を受けるため、本文に何を書くかによって法的な位置づけが変わります。

#議事録の共有そのものは、通常は規制の対象外です

同法が規制するのは「特定電子メール」であり、その定義は次のとおりです。

会議に参加した相手へ、その会議の議事録・要約・決定事項・ToDo だけを送るメールは、打ち合わせの延長として送る事務連絡にあたり、広告・宣伝を目的とするものとは言えません。この範囲にとどまる限り、特定電子メールには該当しないと整理できます。

#広告・宣伝の要素を入れた時点で扱いが変わります

問題になるのは、同じメールに営業目的の要素を混ぜた場合です。自社の他サービスの紹介、キャンペーンの案内、資料請求ページへの誘導、「詳しくはこちら」といったサービスサイトへのリンクなどを入れると、そのメールは広告・宣伝のための手段という性格を帯び、特定電子メールに該当しうることになります。

該当する場合に何が必要になるかは、同法の次の規定によります。

#名刺交換やフォームで集めたアドレスへの一斉送信は、別の問題です

展示会での名刺交換、資料請求フォーム、ウェビナーの申込フォームなどで集めたアドレスに対して、営業目的のメールをまとめて送る行為は、フォローアップメールとは別の話として検討する必要があります。この場合は、その相手がすでに取引関係にあるか、広告・宣伝メールの受信に同意しているかを、アドレスごとに確認しなければなりません。フォローアップメールの機能は、その会議に参加した方、または会議に招待された方へ送ることを前提としており、会議に関係のない宛先を追加して一斉送信する使い方は想定していません。

#実務上の結論

最も安全なのは、フォローアップメールを「その会議の記録を相手に渡すためのメール」に徹させ、広告・宣伝の要素を一切入れない設計にすることです。議事録、要約、決定事項、次のアクションだけを書いたメールであれば、同意の取得も表示事項の管理も不要になり、送信のたびに法令上の判断を迫られることがなくなります。営業案内は、オプトインを取得したうえで別のメールとして送る運用に分けてください。

#メール文面のテンプレート

下書きを手直しするときの下敷きとして使える文面です。〔　〕の部分を会議の内容に合わせて書き換えてください。いずれも広告・宣伝の要素を含まない構成にしています。

#社外向け（初回の打ち合わせ後）

件名: 本日の打ち合わせのお礼と議事録のご送付（〔案件名〕）

〔会社名〕 〔部署名〕〔お名前〕様

いつもお世話になっております。〔自社名〕の〔氏名〕です。

本日はお忙しいところ、〔案件名〕についてお時間をいただきありがとうございました。お話しした内容を下記のとおり整理しましたので、ご確認ください。

■ 本日の論点 ・〔論点1〕 ・〔論点2〕

■ 決定事項 ・〔決定事項〕

■ 次回までの対応 ・弊社: 〔対応内容〕（〔期日〕まで） ・〔相手先〕様: 〔対応内容〕（〔期日〕まで）

記載内容に認識の相違がございましたら、お手数ですがご指摘いただけますと幸いです。次回のお打ち合わせは〔日時〕を予定しております。

引き続きよろしくお願いいたします。

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〔自社名〕〔部署名〕 〔氏名〕 〔電話番号〕/ 〔メールアドレス〕

#社内向け（定例会議の共有）

件名: 〔会議名〕議事録（〔日付〕開催分）

〔部署名〕のみなさま

お疲れさまです。〔氏名〕です。 〔日付〕に実施した〔会議名〕の議事録を共有します。

■ 出席者 〔氏名〕、〔氏名〕、〔氏名〕

■ 決定事項 ・〔決定事項〕

■ 持ち帰り事項と担当 ・〔対応内容〕 — 担当: 〔氏名〕/ 期日: 〔期日〕

■ 次回 〔日時〕/ 〔場所またはオンライン会議のリンク〕

補足や修正があれば、〔期日〕までにこのメールへの返信でお知らせください。

よろしくお願いします。

#うまくいかないときは

その他のご不明点は、tharada@the-unchain.com までお問い合わせください。

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