Pulseノートを一括エクスポートする
過去のノートと文字起こしをCSVで書き出す方法。開示請求やデータポータビリティにも使えます。
Pulseに蓄積した過去のノートと文字起こしを、CSVファイルとしてまとめて書き出せます。バックアップ、他のツールへの移行のほか、個人情報保護法に基づく開示請求への対応にもそのまま利用できます。
エクスポートはデスクトップアプリ（macOS / Windows）の設定画面から実行します。書き出せるのは自分が所有するノートだけで、他のメンバーが所有するノートや、他の人から共有を受けただけのノートは含まれません。Enterpriseプランでは、管理者がエクスポートを無効にしている場合があります。
エクスポートを実行する
設定を開く
画面左下のアバターをクリックして設定を開きます。
プロフィールを開く
サイドバーの環境設定（Preferences）にある プロフィール（Profile）を開きます。
対象のワークスペースを選ぶ
書き出したいワークスペースにチェックを入れます。複数のワークスペースに所属している場合は、必要なものだけを選べます。
CSVを生成する
CSVを生成（Generate CSV）をクリックします。生成には数時間かかることがあります。
生成が完了すると、アカウントに登録されているメールアドレス宛にダウンロードリンクがメールで届きます。アプリ内でファイルが直接生成されるわけではないため、しばらく待ってからメールを確認してください。
- CSVを生成をクリックしたあと、画面に受付のメッセージが表示されたか
- アカウントに登録されているメールアドレスが、現在受信できるものか
- メールが届いたら、リンクの有効期限である24時間以内にダウンロードしたか
CSVに含まれるもの
1つのノートが1行になり、タイトル、AIで整形されたノートの要約、文字起こし、日時などの基本的な項目が入ります。対象になるのは、選択したワークスペースのうち自分が所有するノートだけです。
アプリの画面上では、無料プランの場合に30日より前のノートが一覧に表示されませんが、エクスポートには表示対象外のものも含めた全期間の履歴が入ります。プランごとの表示範囲の違いはプランと請求にまとめています。
含まれないものもあります。要約が生成されていないノートと、削除済みのノートは対象外です。そのため、書き出された件数がアプリに表示されている件数より少なくなることがあります。件数が合わないときは、まずこの2点を確認してください。
書き出されるCSVの文字コードはUTF-8です。Windows版のExcelでCSVファイルをダブルクリックして開くと、環境によってはShift_JISとして読み込まれ、日本語部分が判読できない記号の並びになることがあります。次のいずれかの方法で開いてください。
- Excelの「データ」タブから「テキストまたはCSVから」を選び、ファイルを指定したうえで、元のファイルの文字コードに「65001: Unicode (UTF-8)」を指定して読み込む
- Googleスプレッドシートにインポートして内容を確認し、必要ならそこからExcel形式でダウンロードし直す
- テキストエディタでCSVを開き、BOM付きのUTF-8で保存し直してからExcelで開く。Windowsのメモ帳であれば「名前を付けて保存」の文字コード欄で「UTF-8 (BOM付き)」を選びます
文字起こしのセルには改行や引用符が入ります。表計算ソフト以外のツールで処理する場合は、改行を含むフィールドに対応したCSVパーサーを使ってください。
ダウンロードリンクと再発行
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| リンクの有効期限 | メールに記載されたリンクは24時間で失効します。失効後は開けません |
| ログイン状態 | エクスポートを依頼したアカウントでログインしているブラウザで開いてください。別のアカウントでログインしている場合やログインしていない場合、ダウンロードは行われません |
| 再発行の間隔 | 再生成はいつでも依頼できますが、作成できるのは1アカウントにつき24時間に1回です |
リンクが失効した場合や新しい内容のファイルが必要になった場合は、設定のプロフィールから同じ手順でもう一度生成します。直前の生成から24時間が経過していないときは、経過するまで新しいエクスポートを作成できません。
プランと管理者による制限
Enterpriseプラン以外では、エクスポートは既定で有効です。Enterpriseプランでは既定で無効になっており、Enterpriseワークスペースの管理者だけがワークスペース設定のデータのエクスポートを許可（Allow exporting data）のトグルを操作して、メンバーに対する有効・無効を切り替えられます。
設定画面に「CSVを生成」が見当たらない場合は、このトグルが管理者によって無効にされている可能性があります。ワークスペースの管理者に確認してください。
管理者が全員分をまとめて書き出せますか
できません。ワークスペース全体を対象とした一括エクスポートや、管理者権限による代理エクスポートの機能はありません。エクスポートには常に、操作した本人が所有するノートだけが含まれます。
退職者が出た場合の扱いは、ノートの置き場所によって変わります。その人がチームスペースのフォルダに追加したノートは、退職後もそのフォルダから引き続き参照できます。共有していない個人のノートには、管理者も他のメンバーもアクセスできません。本人にエクスポートまたは共有をしてもらう必要がある場合は、一時的にワークスペースへ再招待して操作してもらう方法があります。手順はワークスペースを参照してください。
退職や異動の際にノートをどこへ移しておくかは、フォルダの設計の問題でもあります。見直しのタイミングと具体的な手順はスペースとフォルダの「権限の棚卸し」にまとめています。
開示請求への対応に使う
本人は、個人情報取扱事業者に対して、自分が識別される保有個人データの開示を請求できます。その方法として、電磁的記録の提供による方法その他の個人情報保護委員会規則で定める方法（同法施行規則第30条）を本人が指定できると定められています。個人情報保護法ガイドライン（通則編）は、電磁的記録の提供の例として電子メールへの添付や会員専用サイトからのダウンロードを挙げ、可読性・検索性のある形式による提供や、技術的に可能な場合には他の事業者へ移行可能な形式による提供が望ましいとしています。
CSVエクスポートは、この電磁的記録の提供に対応する手段として設計されています。表計算ソフトでも開けて他のサービスにも取り込める形式であるため、ご自身のノートと文字起こしの開示を求める場合、まずこの機能で取得していただくのが確実で早い方法です。
ただし、エクスポートで取り出せる範囲には限りがあります。要約が生成されていないノート、削除済みのノート、他のメンバーが所有するノートは含まれません。アカウント情報や設定値など、ノート以外の項目も対象外です。これらについて開示をご請求いただく場合は、privacy@the-unchain.com までご連絡ください。ご本人であることを確認できる書類の提示をお願いすることがあります。代理人によるご請求も可能です。
開示のご請求に手数料を申し受ける場合の取扱いは、プライバシーポリシーに記載しています。訂正や利用停止のご請求について手数料はいただきません。
法人向けプランでは、UNCHAIN株式会社はご契約企業から個人データの取扱いの委託を受ける立場でPulseを提供します。従業員の方がご自身の個人データについて開示等をご請求される場合、原則として所属先の企業にお申し出ください。UNCHAIN株式会社が直接ご請求を受けた場合は、ご契約企業を通じて対応します。
うまくいかないときは
- メールが届かない: 生成には数時間かかります。迷惑メールフォルダを確認し、それでも届かない場合はアカウントに登録されているメールアドレスが現在使えるものかを確認してください。変更手順はアカウント情報とメールアドレスの変更にあります。
- リンクを開くとエラーになる: 発行から24時間を過ぎているか、別のアカウントでログインしているブラウザで開いている可能性があります。エクスポートを依頼したアカウントでログインし直してください。
- もう一度生成できない: 直前の生成から24時間が経過していません。時間をおいて再度お試しください。
- 「CSVを生成」が表示されない: Enterpriseプランで管理者がエクスポートを無効にしている場合があります。
- 件数がアプリの表示と合わない: 要約のないノートと削除済みのノートは含まれません。
- 日本語が読めない状態で開かれる: この記事の「CSVをExcelで開いたときの文字化けを防ぐ」に沿って、文字コードを指定して読み込んでください。
解決しない場合は、エクスポートを依頼した日時とアカウントのメールアドレスを添えて tharada@the-unchain.com までご連絡ください。