Pulseユーザーグループ
組織内でまとめて権限を付与するグループの作成と管理です。
ユーザーグループを使うと、スペースやフォルダへのアクセス権を個人単位ではなくグループ単位で付与できます。メンバーの入れ替わりがあっても、グループの所属を変えるだけで権限が追随するため、人の異動が多い組織ほど管理の手間が減ります。
Enterpriseプラン
グループの作成と管理はワークスペースの管理者が行います。IDプロバイダからグループを同期するには、あらかじめワークスペースでディレクトリ同期を設定しておく必要があります。設定していない場合は、Pulse上で手動でグループを作成します。
グループを作成する
作成方法は2通りあります。継続的に運用する場合は、ディレクトリ同期をおすすめします。
ディレクトリ同期で作成する（推奨）
ワークスペースでディレクトリ同期を設定している場合、グループはIDプロバイダ側で作成してPulseに同期できます。
IDプロバイダでグループを作成する
IDプロバイダの管理画面でグループを作成し、対象のユーザーを追加します。
Pulseへプッシュする
作成したグループをPulseのアプリケーションへプッシュします。
同期を待つ
数分待つとPulse側にグループが同期され、権限の管理に使えるようになります。
ディレクトリ同期で作成したグループは、Pulse側では編集も削除もできません。メンバーの追加や削除、グループ名の変更は、すべてIDプロバイダ側で行ってください。人事システムやIDプロバイダを情報の出どころにできるため、入社・異動・退職の反映漏れが起きにくくなります。
手動で作成する
ワークスペースの管理者は、Pulse上で直接グループを作成することもできます。
グループの設定を開く
設定 → メンバー → グループ（Settings → Members → Groups）を開きます。
グループを作成する
グループを作成（Create group）をクリックし、グループ名を入力します。
メンバーを追加する
ワークスペースのメンバーから、このグループに含める人を追加します。
ディレクトリ同期を導入していない場合や、一時的なプロジェクトチームのように正式な組織単位とは異なるまとまりを作りたい場合は、こちらを使います。手動で作成したグループのメンバーはPulse側で管理するため、異動や退職の反映も手作業になります。
- グループの一覧に、作成したグループが表示されているか
- 所属メンバーの人数が、IDプロバイダ側または想定した人数と一致しているか
- 対象のスペースまたはフォルダの共有設定で、グループを指定できる状態になっているか
グループに権限を付与する
作成したグループには、スペースまたはフォルダへのアクセス権を与えられます。権限は閲覧者（Viewer）または共同編集者（Collaborator）のいずれかで、個人を追加する場合と同じ考え方です。それぞれで何ができるかはノートを共有するを参照してください。
グループの所属メンバーが変わると、そのグループに与えた権限は自動的に反映されます。グループに人を追加すればその人は対象のスペースやフォルダを見られるようになり、グループから外せばアクセスできなくなります。スペースやフォルダを1つずつ開いて設定し直す必要はありません。
スペースとフォルダの違い、および権限の設計そのものについてはスペースとフォルダにまとめています。
運用の設計
グループを実際に使うときは、次の観点で設計しておくと後の管理が楽になります。
組織単位でグループを作る
営業一課、人事、経営企画といった組織単位でグループを作り、スペースへのアクセス権はグループに対してだけ与える方針にしておくと、異動時の作業はIDプロバイダ側のグループ所属の変更だけで済みます。個人を直接スペースやフォルダに追加する運用が混ざると、グループを入れ替えてもアクセスが残るため、付与の経路はグループに寄せてください。棚卸しのタイミングはスペースとフォルダの「権限の棚卸し」にまとめています。
退職者のアクセスを止める
ディレクトリ同期を使っている場合、IDプロバイダ側でアカウントを無効にしてグループから外せば、そのユーザーのスペースおよびフォルダへのアクセスも止まります。手動で作成したグループでは、Pulse側でグループからの削除とワークスペースからの削除を行う必要があります。
退職者が自分のマイノートに保存していたノートは、グループの権限では共有されません。業務上引き継ぐ必要のあるノートの扱いはノートを一括エクスポートするで説明しています。
兼務と例外の扱い
兼務している人は複数のグループに所属させれば、それぞれのスペースにアクセスできます。一時的にだけ必要なアクセスは、恒久的なグループに追加するのではなく、期間限定のプロジェクト用グループを作って案件終了時に削除するほうが、権限の戻し忘れを防げます。
グループ名は、そのグループがどのスペースやフォルダにアクセスできるかが推測できる命名にしておくと、点検時に判断しやすくなります。グループとアクセス先の対応を一覧にした台帳を別途管理し、定期的な棚卸しの基準として使う運用も有効です。
うまくいかないときは
- IDプロバイダで作成したグループが表示されない: 同期には数分かかります。時間をおいても表示されない場合は、IDプロバイダ側でグループがPulseへプッシュされているかを確認してください。
- グループを編集・削除できない: ディレクトリ同期で作成されたグループはPulse側では変更できません。IDプロバイダ側で操作してください。
- グループに権限を与えたのにノートを編集できない: フォルダやスペースの権限は個別のノートには引き継がれません。ノート単位の権限は既定で閲覧者です。編集が必要な場合は、ノートの所有者が個別に共同編集者へ変更します。詳しくはノートを共有するを参照してください。
- グループから外したのにアクセスが残っている: そのスペースやフォルダに、グループとは別に個人が直接追加されている可能性があります。共有設定のメンバー一覧を確認してください。
- 設定にグループの項目がない: Enterpriseプラン以外では表示されません。プランをご確認のうえ、tharada@the-unchain.com までお問い合わせください。