Pulse参加者と会社の情報
会議の参加者情報がどのように集まり、どこに表示されるかです。
Pulseは、会議のノートを作るたびに参加者と会社の一覧を自動で作ります。相手の名前から過去のノートをまとめて呼び出せるため、「あの件を前に話したのはいつだったか」を探す手間が減ります。この記事では、情報がどこから集まり、どこに表示され、何ができないかを説明します。
参加者と会社の一覧は、カレンダーの予定から作成した会議ノートをもとに作られます。カレンダーを接続していない場合や、ノートを手動で作成した場合は、一覧に情報が集まりません。閲覧と検索はデスクトップアプリ（macOS / Windows）から行います。
どこから開くか
画面左下のサイドバーにあるアイコンから開きます。人物のアイコンが参加者の一覧、建物のアイコンが会社の一覧です。
（画像は後で差し替えます）
一覧から特定の人や会社を選ぶと、その相手が参加していた会議のノートがまとめて表示されます。過去のやり取りの経緯を確認したいときや、久しぶりの打ち合わせの前に前回の内容を思い出したいときに使います。
情報が集まる仕組み
参加者と会社の情報は、カレンダーの予定から自動的に取り出されます。
- カレンダーの予定からPulseを起動してノートを作ると、その予定に登録されている参加者の一覧が取り込まれます。
- 取り込んだメールアドレスをもとに、プロフィール画像、役職、所属会社といった情報が補われます。この処理は背景で自動的に行われます。
- 同じ相手が参加した会議が増えるにつれて、その相手に紐づくノートが蓄積されていきます。
会社の情報も同様に、参加者のメールアドレスのドメインをもとに整理されます。
一覧から特定の相手を選んだ状態でチャットを使うと、その相手に関する会議だけを対象に質問できます。「この会社との打ち合わせで出た要望をまとめて」といった聞き方ができます。検索欄から名前や会社名で直接探すこともできます。
役職や会社情報の補完に用いる外部の情報源は、UNCHAIN株式会社が利用している事業者に応じて具体名を記載してください。個人情報保護法上、取得元と利用目的の整理が必要になるため、プライバシーポリシーの記載と内容をそろえてください。
表示される情報の範囲
一覧に表示されるのは、Pulseでノートを作成した会議の参加者だけです。会社のアドレス帳や名刺管理システムと同期しているわけではないため、会ったことのない相手や、Pulseを使わなかった会議の参加者は出てきません。
社内のメンバーと社外の相手が混在して表示されます。取引先の担当者の氏名や所属も含まれるため、画面を共有しながら操作するときは表示内容にご注意ください。
できないこと
現時点では、参加者や会社を手動で追加することはできません。実際の会議とカレンダーの予定をもとに自動で作られる仕組みになっています。
相手が一覧に出てこない場合、次のいずれかに当てはまることが多いです。
- カレンダーの予定に、その人が参加者として登録されていなかった。
- カレンダーの予定からではなく、ノートを手動で作成して会議を記録した。
- その人がカレンダーの招待に「欠席」で回答していた。
まれに、名前の表記が実際と少し違っていたり、会社名やロゴが別の会社のものになっていたりすることがあります。同姓同名の人物、複数のドメインを使い分けている会社、社名変更の直後などで起こりやすい現象です。気づいた場合は tharada@the-unchain.com までご連絡ください。内容を確認して修正します。
役職や会社名の補完は自動処理のため、実際と異なる場合があります。見積書、契約書、提案資料などに転記する前に、名刺やメール署名など一次情報で確認してください。
日本の組織で使うときの注意
会議の参加者の氏名、所属、役職、メールアドレスは、個人情報保護法上の個人情報に当たります。Pulseの中でこれらを閲覧・検索できる状態にあること自体は通常の利用の範囲ですが、次の点は社内で整理しておくことをおすすめします。
- 社外に持ち出す場合 — 一覧の内容を書き出して別のシステムに取り込む場合、取引先の担当者情報の取扱いが社内規程の範囲に収まっているかを確認してください。書き出しの手順はノートを一括エクスポートするにあります。
- 退職時の扱い — 参加者の一覧は、その人が作成したノートに紐づいています。退職者のアカウントを削除すると、そこに紐づいていたノートも失われます。引き継ぎが必要な内容は事前に共有フォルダへ移す運用を決めておいてください。詳しくはワークスペースを参照してください。
- 管理者による制御 — ワークスペース単位で書き出しや共有を制限する設定があります。共有の制御を参照してください。
取引先の担当者などから、氏名や所属の訂正・削除を求められた場合の受付窓口と対応手順を、UNCHAIN株式会社の運用に合わせて記載してください。開示・訂正・利用停止等の請求の受付方法はプライバシーポリシーに記載しています。
うまくいかないときは
Q. 参加者の一覧に社内のメンバーしか出てきません
A. カレンダーの予定に社外の参加者が登録されていない可能性があります。会議室の予約だけを登録し、相手には別のメールで案内している運用だと、参加者情報が取り込まれません。予定に相手のメールアドレスを追加してから会議を記録してください。
Q. 会社名やロゴが間違っています
A. メールドメインから会社を推定しているため、複数ドメインを使い分けている会社や、グループ会社が多い会社では取り違えが起こることがあります。tharada@the-unchain.com までご連絡いただければ確認します。
Q. 一覧から特定の人を削除したい
A. 現時点では、一覧から個別に人や会社を取り除く機能はありません。一覧はノートに紐づいて作られているため、該当するノートを削除すると一覧にも反映されます。ノートの削除についてはノートの削除と復元を参照してください。